6 pontos para avaliar antes de implantar seu PMO

Quando se fala em implementar PMO (Project Management Office), um dos principais objetivos dessa iniciativa é transformar gerentes em melhores administradores de projetos. A alta gestão, por sua vez, busca o melhor alinhamento entre projetos e estratégia do negócio. Implantar um PMO dentro de qualquer companhia é um grande desafio. Isso porque um mínimo erro na estratégia pode levar ao fracasso de toda essa ação. Entretanto, se você uma lista de pontos essenciais para abordar, a probabilidade de implantar seu escritório de projetos com sucesso é grande.

Para te ajudar nessa tarefa, confira, a seguir, o checklist de implantação de PMO
que elaboramos:

1. Alinhe as expectativas

Veja quais são as metas da organização com a chegada do PMO. Isso é necessário
para que se entregue exatamente aquilo que se espera – nem mais e nem menos.
Por isso mesmo, levante a expectativa do patrocinador do projeto, definindo qual
será a proposta de valor do PMO.

2. Identifique os stakeholders do projeto

Você precisa indicar quem pode exercer influência em um projeto de PMO. Depois, identifique o poder desse stakeholder, se ele é a favor dessa implantação, que recursos ele demanda, etc. Nesse momento, é importante se perguntar quem será impactado pelo projeto, quais áreas terão suas rotinas impactadas e quem está competindo por investimento.

3. Mapeie os controles existentes

Identifique os atuais processos e controles utilizados pela companhia. Se preciso, utilize softwares locais como MS Project ou outras soluções gratuitas para identificar e separar processos, ferramentas e modelos.

4. Mapeie projetos e solicitações

Você precisa entender como as demandas e projetos nascem dentro da companhia. Além disso, é preciso saber qual área os analisa, prioriza e onde os projetos são executados. Por meio desse checklist você compreende o ciclo de vida dos projetos e seu fluxo natural dentro da organização.

5. Defina metodologias e métricas

Adote uma metodologia que padronize processos e métodos. Depois, reflita
sobre todos os levantamentos realizados.
Tenha em mente que tão importante quanto adotar um método de gestão de
projetos é adotar um método que combine com a sua empresa (entenda melhor
neste artigo). Indicadores te ajudarão a avaliar o projeto e sua evolução, além de
prever crises e minimizá-las.

6. Crie ferramentas e comitês de projetos

Compare softwares de gestão e entenda qual se adapta melhor à sua necessidade. Uma dica, neste momento, é criar uma lista de opções e uma matriz de comparação entre as funcionalidades de cada um. Você deve escolher o que for “mais aderente” na sua percepção. Já o comitê de projetos reúne a alta administração, que garante o alinhamento entre portfólio de projetos e planejamento estratégico. Esse grupo avalia propostas de projetos, prioriza investimentos e recursos. Há, ainda, quem companhe projetos em andamento, solicitações de mudança e auxilie os gerentes de projetos quando surgirem problemas.

Gostou das nossas recomendações? Com disciplina e algumas dicas é possível
implantar, com sucesso, um PMO na sua companhia!