Destrave o Aceite Final: Estratégias para um Encerramento de Projetos sem Atritos

A obtenção da concordância formal do patrocinador ou do cliente quanto à finalização de um projeto representa quase sempre um desafio organizacional delicado. A formalização do aceite implica o reconhecimento de que as entregas foram concluídas, não havendo pendências e encerrando o envolvimento da equipe do projeto naquele escopo específico.

As boas práticas do gerenciamento do escopo sugerem aprovações progressivas ao longo do projeto, as quais, quando bem planejadas e executadas, mitigam a pressão sobre o termo de aceite final. No entanto, a expectativa em torno da aprovação conclusiva ainda pode gerar apreensão em ambas as partes.

Uma estratégia eficaz para facilitar esse processo, desenvolvida ao longo da experiência em projetos, consiste na "preparação do terreno". Inicialmente, ao identificar a proximidade do término, inicia-se uma comunicação proativa com o responsável pela aprovação, com o objetivo de sinalizar que a finalização está próxima e que um exemplo do termo de aceite será enviado em breve para visualização prévia. Em um momento subsequente, envia-se uma versão preliminar do termo de aceite, o mais próxima possível da versão final, sob o pretexto de ser um rascunho para revisão. Após conceder tempo para a análise do draft, busca-se o feedback do responsável, considerando as eventuais observações e, após os ajustes necessários, informa-se a data específica para o envio da versão final. Por fim, a versão final do termo de aceite é enviada, combinando-se a data para sua formalização e, adicionalmente, pode-se sugerir um evento de encerramento para celebrar a conclusão do projeto.

É importante ressaltar que essa estratégia é aplicável tanto a projetos bem-sucedidos quanto àqueles que foram interrompidos ou tiveram resultados aquém do esperado. Mesmo nesses casos, o encerramento formal é fundamental, e boa parte da abordagem de preparação pode ser adaptada para facilitar esse processo.

Tenha sempre em mente que uma comunicação transparente e honesta com os envolvidos contribui significativamente para um encerramento de projetos mais eficiente e colaborativo. Bons projetos!

Artigo Ramiro Rodrigues – Consultor Associado da DC