Gerenciamento híbrido de projetos: vantagens de investir nele

Gerenciamento híbrido de projetos: vantagens de investir nele
 
De meados do século XX até o final do século, os gerentes de projeto usaram a Estrutura Analítica do Trabalho, ou WBS, para gerenciar os projetos complexos. Era a única abordagem conhecida e todos os gerentes de projeto foram treinados para usar esse método.
 
Então, no início do século XXI, o gerenciamento de projetos Agile se tornou a última moda. Cascata foi considerado muito restritivo e incapaz de lidar com as mudanças rápidas do mercado. Todo mundo pensava que o método Agile com sua abordagem enxuta resolveria todos os problemas. Afinal, a maioria dos projetos custaria mais caro e terminaria depois do planejado, conforme diversos estudos apontavam.
 
O bom do Agile é que o cliente vê os primeiros resultados em um curto espaço de tempo após o início do projeto e pode alterar a entrega final. Devido à flexibilidade do Agile, as mudanças de requisitos não inviabilizam o projeto.
 
Logo foi percebido pela maioria dos gerentes que o método Agile também não é uma panaceia. Nem todos os projetos são iguais e nem todas as equipes podem se ajustar a um método ou outro. Então, o que um gerente de projetos que está iniciando um novo projeto deve fazer?
 
Por um lado, não é estimar com precisão quando o projeto Agile será concluído. Além disso, as mudanças constantes nos requisitos poderão causar atrasos e estouros nos custos do projeto.
 
Portanto, se a cascata não é o método certo e o Agile não é para todos os projetos, o que um gerente de projetos deve fazer?
 
A boa notícia é que uma nova abordagem de gerenciamento de projetos denominado gerenciamento híbrido de projetos está ganhando popularidade e aceitação. Baseado no conceito de biblioteca de processos e ferramentas, ele combina o melhor do Agile e a estrutura analítica do trabalho para criar um método de gerenciamento de projetos que se adapta à maioria dos projetos. Híbrido pode ser usado para projetos de qualquer tamanho. Também combina a visão de produto, bem explorada na abordagem Agile , com a perspectiva ampla de competências em gerenciamento de projetos.
 
A beleza do método de gerenciamento híbrido de projetos é que ele permite que a equipe planeje antes de começar a trabalhar no projeto, mas também divide o ciclo de desenvolvimento em entregas de curto prazo chamadas sprints.
 
O gerenciamento híbrido de projetos pode lidar com mudanças de requisitos e, devido à sua natureza iterativa, pode entregar produtos em estágios. Assim que o produto atingir o produto mínimo viável, ou MVP, ele pode ser enviado e a equipe de desenvolvimento pode continuar em melhorias futuras.
 
A inovação não precisa ser reservada a modelos de negócios e tecnologias. Projetos de engenharia ou de negócios podem também se beneficiar substancialmente desta abordagem. Assim, as equipes de projeto, junto com seus processos, precisarão inovar e se adaptar para dar suporte às rápidas mudanças que acontecem em muitos setores.
 
Segue uma breve tabela das características de cada abordagem:
 
Ágil

• Escopo para passar por mudanças adaptativas e iterativas regulares
• Requisitos ou entregas pouco claras
• Entrega incremental e rápida de novas funcionalidades
• Incorpora comentários de usuários ou clientes com frequência

 
Cascata

• Requisitos e escopo bem definidos e fixos
• Requisitos muito complexos e que demandam entregas longas
• Restrições de orçamento ou cronograma (alto custo de mudança)
• Fases facilmente compreensíveis e explicáveis

 
Híbrido

• Abordagem baseada em biblioteca adaptativa de processos e ferramentas, sem framework rígido
• A definição e os requisitos do produto variam
• Envolvimento frequente das partes interessadas e de especialistas no assunto
• Projetos contemplam escopos de natureza distintas

 
O gerenciamento híbrido de projetos pode ser um grande aliado na melhora dos seus processos, sabia? Confira, a seguir, como implementá-lo com sucesso!
 
Como você escolhe?
 
Se o seu gerenciamento luta com o debate entre ágil e cascata, considere tentar o híbrido, adotando ferramentas e técnicas específicas de cada um que suas equipes já executam bem.
 
Se sua organização é mais liderada pela engenharia de software, você pode considerar o agile primeiro mantendo os desenvolvedores em sprints, mas agrupe seus sprints e épicos em fases para que as equipes não técnicas tenham uma compreensão mais clara do que está acontecendo, quando e, porque algumas coisas não podem acontecer até que outros sejam feitos.
 
Se sua organização é mais voltada para design ou negócios, você pode considerar dividir o projeto em fases que se alinham com diferentes marcos de negócios e, em seguida, dividir essas fases em épicos e sprints conforme necessário.
 

• Preparação da organização

 

• Tamanho da equipe - Normalmente, uma equipe de bom tamanho para implementar o Agile é de 4 a 9 pessoas, mais do que isso se torna problemático.
  
  
• Engajamento da Organização - O nível de engajamento na adoção de uma nova metodologia pode impactar na implementação da mesma.
  
  
• Conjunto de habilidades ágeis-  Conjunto de habilidades ágeis e treinamento da equipe é a chave para o sucesso.

 

• Características do projeto e do ambiente de negócios.

 

• Cronograma do projeto - O cronograma do projeto terá impacto sobre a melhor metodologia.
  
  
• Definição do escopo - A definição do escopo e do resultado do projeto no início ajuda a definir a metodologia.
  
  
• Engajamento do cliente - Quão engajado está o cliente? O cliente está disposto a se envolver totalmente ou apenas deseja estar na aprovação / revisão das entregas?

 
No final do dia, um projeto híbrido bem-sucedido requer confiança genuína entre todas as partes interessadas e participantes do projeto. A TI, deve confiar no motivo pelo qual os negócios precisam de clareza em vez da ambiguidade, e os negócios devem confiar no motivo pelo qual a TI precisa de flexibilidade para executar de acordo com as necessidades do usuário.
 
Esse processo requer uma análise dos fundamentos das metodologias envolvidas, evitando conflitos e garantindo o sucesso da abordagem. Assim, é mais fácil ter maior retorno sobre o investimento.
 
O gerenciamento híbrido de projetos alia o melhor das metodologias tradicionais e das ágeis. A diferença entre ambas é:
 
Metodologias tradicionais têm um forte planejamento antes de se começar um projeto, que deve ser executado exatamente como foi pensado. Mudanças, portanto, são mais difíceis de serem executadas e consomem recursos importantes.
 
As metodologias ágeis, por outro lado, têm foco na adaptabilidade e no desenvolvimento do produto final.
 
Entre os principais benefícios do gerenciamento híbrido de projetos, podemos listar:
 

• Mais flexibilidade para a empresa
• Mais rapidez para se preparar para mudanças
• Manutenção das boas práticas de gestão
• Mais qualidade nos processos
• Redução de erros
• Gestão mais simples e efetiva

 
 
Como implementar o gerenciamento híbrido nas empresas
 
 
Para transpor as barreiras corporativas e levar o gerenciamento híbrido às empresas, é preciso treinar as equipes e melhorar a comunicação para evitar falhas na implementação das novas rotinas.
 
Algumas medidas indispensáveis nesse processo são:
 

• Planejar a implementação: com todos os passos delineados, é possível ter uma melhor orientação para o negócio enquanto a metodologia híbrida é incorporada no dia a dia. Isso também facilita o processo de verificar resultados.

 

• Utilizar controles de qualidade: eles ajudam o gestor a fazer uma análise abrangente dos impactos sobre as decisões tomadas. É possível se apoiar nas métricas de qualidade para executar esse processo.

 

• Usar a tecnologia: ferramentas são muito importantes aqui. Vale a pena se valer das ferramentas de gestão, monitoramento de performance, comunicação e troca de dados.

 

• Treine as equipes: um bom treinamento ajudará os times na adoção das metodologias híbridas. Ele também eleva o engajamento de todos para que incorporem e disseminem a novidade.

 

• Teste com projetos pequenos: metodologias híbridas podem ser utilizadas, a princípio, em projetos pequenos. Isso ajuda o time a se adaptar, evitando grandes falhas e impactos negativos.

 
Cuide da comunicação: feedbacks constantes ajudam os profissionais a otimizarem suas práticas e se sentirem mais valorizados. Além disso, uma boa comunicação =evita conflitos e garante que todos estejam alinhados em busca de um mesmo objetivo.
 
Lições aprendidas
 

• Scrum of scrums melhoram a comunicação – Ajustam compromissos, identificam impedimentos comuns, coordenam ações interdependentes, melhorando a visibilidade e a previsibilidade
  
  
• Link da estratégia em camadas pode tornar mais visível o trabalho importante – tópicos (C-Level), épicos (liderança de unidades de negócios, conectando com o portfólio), funcionalidades (gerente de produtos, conectando com os programas), estórias (donos de produto – product owners), tarefas (time de desenvolvimento)
  
  
•  Priorização define o norte e o sucesso da empreitada – abordagem sistemática na priorização faz muita diferença nos resultados, tais como: traga para o início, elementos de alto risco para ter mais tempo para mitiga-los, primeiro os componentes de maior valor agregado visando o maior retorno sobre o investimento, antecipe quick wins para demonstrar o potencial do produto, considere executar as tarefas mais trabalhosas no início.
  
  
• Um conselho do programa reforça o sentido dos compromissos – resolução das dependências ao nível executivo e no momento mais adequado, promoção de times multifuncionais visando reduzir o time to market, iniciando a entrega ágil é fácil e traz logo os primeiro resultados, ainda que escalar não seja tão simples.

 
Cenários desafiadores precisam de soluções cada vez melhores para que haja flexibilidade, agilidade e eficiência. O gerenciamento híbrido de projetos prepara os times para esse novo cenário e garante a competitividade da empresa mesmo em momentos difíceis. Vale a pena investir nele!