Implantação de lições aprendidas: resultados e desafios

O acrônimo VUCA, utilizado para identificar "ambiente de extrema mudança", que se traduz para "Volatile, Uncertain, Complex e Ambiguous" (Volátil, Incerto, Complexo e Ambíguo), é constantemente utilizado para descrever o contexto de negócios e o ambiente social em que estamos a viver atualmente.

Nesse contexto, competências antigas são rapidamente substituídas, fórmulas de sucesso individuais ou corporativas precisam ser constantemente repensadas e há uma pressão constante para que haja um processo de aprendizado contínuo. O conceito de Life Long Learning aponta nesse sentido na medida em que propõe uma busca contínua de aprendizado e desenvolvimento de novas competências ao longo da vida.  

Essa busca, no entanto, não se dá sem custo e pode resultar em grande pressão sobre as empresas e indivíduos — o que se manifesta, por exemplo, no aumento do índice de doenças mentais e de turnover.

Uma das formas de endereçar parte desse desafio é a implantação de um processo de Lições Aprendidas.
E estrutura básica do processo é muito simples e parte de uma avaliação dos erros cometidos e do desempenho obtido. Em seguida, parte-se para a identificação do que pode ser realizado de forma diferente, com a identificação de ações de melhoria e de seus responsáveis, finalizando com a mensuração dos resultados obtidos — o que se caracteriza como um ciclo PDCA.

Seguem algumas estratégias utilizadas com sucesso em projetos para implantação dessa cultura:

I.Partir de processos já implementados:
Acrescentar as lições aprendidas, por exemplo, no processo de encerramento de projeto ou garantir que, ao final da sprint, seja executada uma avaliação das lições aprendidas.

II.Focar na relação custo-benefício do processo:
Toda implementação de processo ou procedimento tem um custo relacionado e precisa ter sua avaliação de custo-benefício avaliada. Assim, os resultados das lições aprendidas precisam ser maiores que o trabalho adicional gerado. Uma estratégia de sucesso é realizar uma avaliação inicial para identificar quais processos ou aspectos podem gerar maiores ganhos e focar aí a implementação inicial: vale a pena avaliar todos os projetos ou somente um grupo específico? Todas as áreas devem ser avaliadas ou somente a triple constraint? Há algum outro aspecto relevante, como relacionamento com fornecedores, que precisa ser avaliado e que pode ser o foco das lições aprendidas?

III.Garantir a execução do ciclo completo:
É comum, no início do processo, que as lições aprendidas sejam coletadas e esquecidas. Para evitar isso, é muito importante que: 1) o processo de coleta seja eficaz, permitindo sua consolidação em grupos que facilitem sua análise e implementação; 2) que seja definida a responsabilidade pela implementação e avaliação da melhoria após implementada.

IV.Realizar um alinhamento de expectativas com o nível de gestão:
Como em qualquer implantação de processo, é fundamental alinhar as expectativas com todos os níveis, garantindo o entendimento de que haverá uma curva de aprendizado, de que há um tempo necessário para que os resultados sejam colhidos, e de que, embora haja um custo adicional, a tendência é que se tenha um retorno de investimento muito significativo ao longo do tempo.

V.Buscar, se possível, ferramentas para facilitar a implantação:
A utilização de ferramentas para auxiliar na coleta e disponibilização das lições aprendidas pode ajudar a consolidação do processo. A DC, por exemplo, desenvolveu recentemente uma solução de IA com esse intuito, o que diminuiu a curva de aprendizado da equipe em relação ao processo.
De um modo geral, como ocorre em qualquer mudança de processo, há aspectos da cultura organizacional que podem impactar de forma mais ou menos significativa a implantação do novo processo. Esses aspectos precisam ser endereçados:

1.Como sua organização lida com erros?
Esse ponto tem uma relevância especial por se tratar de um processo que apontará erros ou desvios. Há culturas nas quais a identificação de um erro é feita com intuito punitivo e há outras nas quais o erro é visto como parte de um processo de melhoria. No primeiro caso, a implantação desse processo tende a ser mais desafiadora e requererá uma boa dose de prática de gestão de mudança.

2.Em que medida sua organização valoriza o processo de planejamento?
Um ambiente no qual a cultura de planejamento esteja mais consolidada propicia maior facilidade para implantação de melhorias, na medida em que nessa etapa as lições aprendidas do ciclo passado podem ser resgatadas e implementadas.

3.Qual a prática de mensuração de resultados em sua Organização?
A mensuração de resultados sob a forma de indicadores e uma cultura analítica podem ser utilizadas para suportar ou avaliar elementos apontados na identificação de lições aprendidas, de forma a potencializar os resultados. Os pontos mais relevantes identificados devem ser aprofundados com análise de dados, de forma a suportar a análise da causa raiz e a identificação das possíveis ações.

Seja em nível organizacional ou pessoal, criar a cultura de estar constantemente em evolução é crítico nesse ambiente VUCA em que estamos inseridos e pode gerar frutos significativos.
Bom aprendizado!

Francisco Seixas Neto – Consultor Associado da DC