Gerência Por Projetos para Década de 2010: Uma Nova Tendência Através da “Enterprise Project Management”

A Gerência Por Projetos representa um enfoque organizacional, "uma maneira diferente de fazer negócios, em tempos de mudança.”  Neste contexto, de “Enterprise Project Management” os membros da organização percebem seu trabalho como sendo o de gerenciar múltiplos projetos e completá-los com êxito, ao contrário do que ocorre numa estrutura organizacional estática, em que projetos ocupam apenas uma faixa estreita das atividades da empresa.  No contexto moderno, a pergunta "O que você faz em sua empresa?” não recebe mais respostas tais como "Sou o Gerente do Departamento Financeiro"' ou "Sou o Chefe do Almoxarifado".  A resposta passa a ser do tipo "Faço parte da Equipe de Qualidade, responsável pelo aumento de produtividade até o final do ano", ou "Estou trabalhando em três projetos no momento, e começarei a coordenar um quarto projeto em junho."

A Gerência Por Projetos ou Enterprise Project Management tem algo em comum com a Gerência De Projetos convencional. Entretanto, ela varia significativamente na maneira pela qual é aplicada, assim como na ênfase dada a cada área de especialização. A Gerência De Projetos básica está principalmente dirigida a responder a pergunta "Como podemos executar este projeto com eficácia?”.

A Gerência Por Projetos oferece vantagens crescentes para as companhias que almejam melhorar a produtividade na execução dos seus projetos e  reforçar seu lucro líquido.
Por exemplo, a Gerência Por Projetos:

• Insere na organização um poderoso enfoque voltado para metas;
• Provê à organização a estrutura e métodos práticos para o planejamento;
• Complementa e reforça outras metodologias de mudança organizacional;
• Facilita o ajustamento dos planos à mudança de cenários.
• Permite o fácil monitoramento do progresso em direção às metas;
• Acelera a implementação de estratégias empresariais;
• Fornece técnicas eficazes para atingir as metas anuais.

 
Do ponto de vista da Gerência Por Projetos, as organizações constituem “portfólios de projetos”. E assim, o resultado agregado dos projetos de uma organização torna-se o lucro líquido da companhia. Missões, visões, estratégias, objetivos e metas são transformados em programas de alcance organizacional, os quais traduzem os propósitos da companhia em ações. Estes programas, por sua vez, são desmembrados em projetos que serão gerenciados por funcionários da companhia, ou por profissionais em Gerência Por Projetos.
 
Os outros fundamentais fatores de diferenciação são a administração do comportamento individual e a capacidade de interação dentro da organização. Na Gerência Por Projetos, os aspectos comportamentais assumem um papel mais abrangente, uma vez que a organização inteira se envolve em vários projetos. Isto significa que todos os funcionários devem ser muito bem treinados e precisam ter habilidades comportamentais.  Quando se considera a Gerência Por Projetos, a capacidade de interação dentro da organização também assume uma posição de grande importância. Neste contexto, uma vez que a companhia tem um grande número de interfaces possíveis, torna-se necessário ter bons processos formais a fim de assegurar um fluxo contínuo e suave de informações e ações.  Esta combinação das técnicas de comportamento com processos formais de interação é imperativa para que a Gerência Por Projetos possa funcionar.
 
Quais os Requisitos Necessários para administrar uma organização por projetos?
 
            As constatações preliminares, conforme relatadas no Fórum “Fortune 500”, sobre o tema “Benchmarking em Gerência De Projetos”, vieram comprovar que dentre empresas multifuncionais, as organizações mais graduadas em Gerência De Projetos definem os seguintes atributos como fatores-chave de sucesso:

1. Qualificação elevada do pessoal:

• Diplomas de qualificação profissional.
• Treinamento no “universo do conhecimento da Gerência De Projetos” (Project Management Body Of Kknowledge)
• Certificado de Profissional em Gerência De Projetos (Project Management Professional)
• Habilidades de trato com pessoas.
• Experiência adequada
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2. Um forte apoio da alta administração à abordagem da administração de projetos, pela demonstração do desempenho por esta filosofia.

3. Elevado grau de autoridade e controle sobre projetos, desde a fase de concepção até o término do projeto.

4. Alto grau de prestígio e influência dos cargos de Gerência De Projetos; uma equipe bem remunerada, com base nas qualificações necessárias, responsabilidades do cargo e grau de desempenho.
 
A Gerência Por Projetos contém os componentes básicos da Gerência De Projetos tradicional, de cunho técnico, mas com algumas distinções, conforme demonstrado na tabela abaixo.
 
Diferenças entre Gerência De Projetos e Gerência Por Projetos:

Como Empreender a Mudança para a Gerência Por Projetos?
As companhias evoluem em direção a uma filosofia de Gerência Por Projetos de diferentes maneiras, com base em suas culturas e nas particularidades de seus mercados. Apresenta-se a seguir um modelo genérico que pode ser adaptado por organizações que desejam melhorar seus lucros, através do reforço nas habilidades de gerenciamento de projetos em nível organizacional.  O checklist que segue é uma síntese dos passos necessários para mover uma organização em direção à Gerência Por Projetos e levar os colaboradores da organização a “pensar e respirar" a Gerência Por Projetos.
 
1. Diagnóstico da Situação. 
Até que ponto as práticas correntes estão à altura do "Estado da Arte" da Gerência Por Projetos? Esta pergunta constitui a base para o começo do esforço em direção a Gerência Por Projetos. A resposta é obtida através de entrevistas face-a-face, questionários, revisão de procedimentos de projetos e das práticas anteriores. Dados comparativos de referência, que focalizam nos melhores procedimentos práticos do setor, tal como o "Benchmarking Project" do setor, coordenado por Ray Powers da US West, também estão incluídos nesta fase.  Com base nas informações colhidas nesta pesquisa, elabora-se o projeto Gerência Por Projetos.
 
2. Projeto de Gerência Por Projetos.
Nesta fase, o projeto é configurado para se adaptar às características da organização. O projeto leva em conta fatores como a origem da companhia, práticas correntes, a competência técnica e gerencial, metas da organização, a resistência à mudança, a política da empresa, a prática do setor, além dos valores, preferências e opiniões dos principais executivos da organização.
 
3. "Executive Briefings".
Uma vez aprovado o projeto, o apoio da alta administração é assegurado através de "executive briefings", onde são abordados:

• "sponsorship" ou patrocínio ao projeto.
• A administração dos “stakeholders”, ou envolvidos.
• Uma visão global sobre instrumentos de controle de projetos.
• planejamento estratégico por projetos: confrontação entre o enfoque técnico e o administrativo.
• A metodologia do "workshop' de partida.
• Os conceitos do livro "A Guide to The Projeta Management Body of Knowledge".
• Tendências atuais em Gerência Por Projetos.

 
4. "Workshops" para a Gerência de Nível Médio.
Estas sessões de treinamento se dirigem aos gerentes para que fiquem atualizados sobre conceitos e instrumentos de Gerência Por Projetos.  Os workshops cobrem em maior detalhe os tópicos apresentados no "'executive briefing", além de abordar as fases do planejamento administração de conflitos, as técnicas de formação de equipes e também fornecem dicas de liderança para o gerente do projeto.
 
5. "Workshops" para Gerentes de Projeto e Membros de Equipes. 
Estes eventos são interativos, sendo dirigidos para aqueles que executam o trabalho: as pessoas que gerenciam e executam os projetos.  Incluem-se entre os participantes, os profissionais que se dedicam integralmente a projetos, os que conduzem uma série de projetos simultaneamente e também aqueles que coordenam projetos “colateralmente", enquanto desempenham outras funções.  Uma abordagem de "mão na massa" é adotada nesses “workshops", os quais geralmente seguem o seguinte formato:

• Primeiro "workshop": de conteúdo idêntico ao seminário para a gerência de nível médio, porém mais focado em situações de projetos encontradas na vida real e trazidas pelos participantes para o evento.
• Segundo "workshop': inclui uma abordagem detalhada dos conceitos e das práticas, assim como estudos de casos trazidos pelos participantes, e companhias.

 
6. Programa de Formação de Profissionais em Gerência Por Projetoss (PMP).
Este programa opcional ajuda a realçar o grau de profissionalização e a cultura do Gerenciamento por Projetos dentro da organização.  Esforços especiais são necessários para preparar o candidato para a prova de habilitação como Profissional em Gerência De Projetos (PMP-Project Management Professional). Em muitas situações, torna-se necessária uma instrução suplementar em sala de aula; noutras, o estudo individual e a realização de provas simuladas serão suficientes. Cursos de formação para a certificação PMP deverão ser adaptados sob medida, com base no diagnóstico da situação, nas intenções da companhia em relação ao programa de formação e no progresso dos participantes durante as sessões de treinamento. A base para o treinamento é o material básico da PMI para a prova de habilitação. 
 
7. Apoio para Projetos Específicos.
A implementação da Gerência Por Projetos poderá necessitar também de apoio para projetos em curso.  Este apoio abrange os seguintes temas:

• Facilitação de workshops de partida.
• Orientação na constituição de um escritório de projetos.
• Implementação de sistemas de planejamento e controle.
• Auditoria na Gerência De Projetos.
• Treinamento da alta administração e dos sponsors do programa, em temas relacionados com a Gerência Por Projetos.

 
Conclusões
A Gerência Por Projetos impõe à administração uma nova guinada que os tempos de mudança acarretam.  As organizações aplicam a Gerência Por Projetos para atender a necessidades estratégicas e melhorar a produtividade global na organização, e não apenas para realizar projetos específicos, isolados.  Esta versão atual da Gerência Por Projetos proporciona à organização uma percepção de si própria como sendo um organismo dinâmico, constituído de inúmeros projetos simultâneos, que são administrados até seu encerramento.  A medida que se termina alguns projetos, dá-se a partida noutros, para que a contínua atividade de projetos possa manter a companhia atualizada e competitiva.
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Os tempos competitivos estimulam a aplicação de técnicas de gestão que garante a manutenção do altos níveis de produtividade e aumentam os lucros das organizações.  Quando se aumenta o numero de projetos necessários para atender às metas da companhia, tende a haver crescimento de superposição entre as técnicas de administração de projetos e as de administração de empresas.  A abordagem por projetos continuará se expandindo nas organizações, a medida que a alta administração percebe a força e eficácia da gerência de empresas por projetos.