“Onze Mandamentos para Gerenciar Programas e Projetos com Sucesso”*

Todo mundo gerencia projetos: nas empresas, são projetos de software, recursos humanos, marketing, sistemas, engenharia, mudança organizacional; na vida particular, são projetos do cotidiano.

Paradoxalmente, poucas pessoas foram treinadas em técnicas de gerenciamento de projetos. Pelo contrário. Normalmente são “jogadas” no mundo de projetos, na esperança que “se virem”.
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A seguir, há uma lista de “mandamentos”, que visam facilitar a vida de quem deseja melhorar seu desempenho em projetos.
 
1. Concentre-se ativamente na função “interface”
Concentre-se nas “interfaces” gerenciais. Procure aproximar equipes, organizações e sistemas. Questione responsabilidades que não estejam claras. Pergunte para que, quando, como e por que. Atue como catalisador.
 
2. Determine a sua própria equipe
Comece com membros-chave de sua confiança. Evite herdar uma equipe; se não puder evitar, insista no direito de fazer modificações. Examine as habilidades comportamentais dos membros da equipe. Motive através de exemplos. Providencie treinamento conforme necessário.
 
3. Planeje tecnica e estrategicamente
Comece por planejar em altos níveis - utilize uma abordagem estratégica. Esteja seguro que os objetivos estão firmemente determinados. Defina marcos. Estabeleça o consenso em relação ao gerenciamento do projeto. Utilize a estrutura analítica (Work Breakdown Structure): comece no topo e em seguida decomponha o projeto em diversos níveis até que se consiga pacotes de trabalho gerenciáveis.
 
4. Lembre-se da Lei de Murphy
“Se algo puder dar errado, vai dar”, disse Murphy. Examine suas estratégias, planos e sistemas, eliminando as fontes de possíveis fracassos. Designe um “advogado do diabo”. Utilize checklists, revisões e ensaios.
 
5. Vista as três camisas do gerente de projetos
Aprenda a servir a três mestres. Primeiro ao próprio projeto: atinja os objetivos de qualidade, custo e prazo (o projeto é supremo). Segundo, a do cliente, atendendo às suas necessidades (o

cliente sempre tem razão). Finalmente, seja leal à sua própria organização (é ela que paga o salário do gerente). Aprenda a vestir os três chapéus simultaneamente e com estilo.
 
6. Administre conflitos
Em situações de mudança, os conflitos aparecem. Administrar conflitos na arena de projetos é, portanto, parte de seu trabalho. Como agente de mudanças, lide com o conflito quando ele surgir: negocie quando os interesses diferirem, quando ambos os lados precisarem vencer ou quando você não ganhar nada se não negociar. Force a questão quando o princípio for importante, ou a sobrevivência estiver por um fio. E lembre-se: provoque conflito, se for necessário, para atingir os objetivos do projeto.
 
7. Espere o inesperado
Esteja preparado para lidar com os “desconhecidos” do projeto. Primeiramente, lide com “desconhecidos conhecidos” - aqueles que podem ser previstos e cobertos por contingências. Veja outros projetos e observe os problemas típicos. Prepare soluções alternativas. No caso dos “desconhecidos desconhecidos”, não entre em pânico, mantenha-se flexível, procure soluções. Se uma abordagem não funcionar, procure outra.
 
8. Confie na sua intuição
Respeite a sua intuição. No entanto, não ignore abordagens analíticas. Esteja aberto a soluções alternativas como análise seqüencial e tomada de decisão consensual. Antes de tomar a decisão final, reveja a situação e escute cuidadosamente o seu “sexto sentido”.
 
9. Aprimore suas habilidades comportamentais
Lembre-se de que são as pessoas que gerenciam e coordenam projetos bem-sucedidos. O sucesso do projeto depende em primeiro lugar do comportamento gerencial e não de sistemas automatizados. Todas as atividades do projeto devem ser feitoas com, por ou através de pessoas. Portanto, aumente a sua atenção, melhore suas habilidades para lidar com os outros. Participe de seminários sobre comportamento. Recicle.
 
10. Resolva problemas através da negociação e da colaboração
Utilize abordagens de tomada de decisões, tal como colaboração (todas as parte se interessam em maximizar os resultados da solução); procure criar sinergia (“2 + 2 = 5”). Também utilize a negociação (alguns interesses são comuns, mas existem posições de conflito). Negocie através do planejamento e dimensionamento dos interesses, medindo forças e fraquezas da outra parte. Em seguida, examine seus próprios interesses, forças e fraquezas e busque uma barganha aceitável.
 
11. Controle e avalie resultados
Implante sistemas e técnicas gerenciais, simples e flexíveis, que lhe permitam acompanhar o andamento dos trabalhos e tomar medidas corretivas ao longo do curso destes.
 
Será que esses mandamentos garantem o desempenho excepcional de seus projetos? Se seguidos religiosamente, certamente a resposta é sim. No entanto, são normalmente necessários anos de experiência para desenvolver o conhecimento e vivência necessários para saber seguir os mandamentos. Mas nunca é tarde para se começar.

Qual dos mandamentos você pode começar a seguir imediatamente? Escolha já e comece seu caminho em busca do projeto bem sucedido.