Organização Matricial: solução para “fazer mais com menos”?

Com a lateralização das organizações, as atenções focalizam-se novamente na “Estrutura Matricial”, em busca da organização que é  ao mesmo tempo “enxuta” e eficaz. Este artigo mostra suas vantagens e dificuldades, e propõe uma fórmula para facilitar a implantação da estrutura. 

A polêmica em torno da “organização matricial” volta à tona. Há os que a defendem veementemente como forma de otimizar a empresa, e outros que relatam amargas experiências em testemunha à sua ineficácia.

Os defensores afirmam que, para determinadas situações, é a única estrutura capaz de compatibilizar os recursos necessários para cumprir metas fixadas.

“Na teoria, tudo bem”, dizem os opositores, “mas na realidade a estrutura matricial gera muita confusão e provoca queda na produtividade organizacional”.

Delvir Penha Credidio, ex-Superintendente Regional do SERPRO, recorda a tentativa de se implantar a organização matricial no SERPRO, em meados da década de 70. Problemas que apareceram, segundo Delvir, foram “conflitos na alocação de mão-de-obra, caracterizados pela dificuldade de fixar prioridades e pela disputa em torno do uso do recurso humano”. A Unidade Regional do SERPRO na época acabou tomando um rumo diferente do proposto, evoluindo para a estrutura de “times”, em que formavam-se grupos-tarefa para desenvolver os projetos.

Por outro lado, o Engo Luiz Francisco Gualda Pereira que, como ex-Superintendente de Projetos de Engenharia, implantou a estrutura matricial na sua Superintendência de Projetos de Geração na CEMIG - Centrais Elétricas de minas Gerais - observa: “Apesar da necessidade de administrar maior número de conflitos, a nova estrutura (matricial) aumentou as possibilidades de cumprir prazos e otimizar a utilização do ser humano, particularmente no que diz respeito aos “especialistas”.

Por que a estrutura matricial provoca opiniões tão divergentes?
Uma das causas pode ser motivada pela própria natureza da organização. O nome “matriz” vem do modelo matemático que distribui números em colunas verticais e linhas horizontais, mostrando o relacionamento multidirecional entre eles. A organização matricial também retrata dois enfoques, sendo um funcional (vertical), no sentido de definir “como fazer”, e o outro por metas (horizontal), no sentido de administrar “o que fazer” e “quando fazer” .

Eis mais algumas características da estrutura matricial que poderão explicar a polêmica em torno do assunto:

Ä A estrutura matricial adapta-se a algumas situações, a outras não. Por exemplo, ela atende bem ambientes multidisciplinares, onde há múltiplos projetos e escassez de recursos humanos; por outro lado, situações de produção altamente repetitiva, onde há pouca mudança, não são bem atendidas pela matriz.

Ä Na década de 70, houve uma série de implantações por “modismo”, em que se subestimou as dificuldades de adaptação à nova estrutura. Posteriormente, descobriu-se a necessidade de apoiar a implantação em programas de treinamento cognitivo e comportamental.

Ä A estrutura matricial focaliza atenção gerencial em fatores conflitantes, tais como “qualidade técnica” e “prazo de execução”. Este enfoque duplo, apesar de ser benéfico em termos de atenção gerencial dirigida aos trabalhos, aumenta a possibilidade de criar conflitos.

Ä O funcionamento da matriz dependerá tanto da situação em si quanto do grau de maturidade e habilidades comporta- mentais do corpo gerencial da empresa.

Ambigüidade versus otimização de recursos

Afinal de contas, por que propor uma forma de organização que sugere tantas ambigüidades e possibilidades de conflito? A vantagem que se destaca na conjuntura atual é a de otimização de recursos. Isto é, a estrutura matricial oferece economia na aplicação dos recursos humanos. Para as empresas que procuram reduzir o custo operacional (inclusive o do efetivo humano), a matriz poderá ser a solução ideal. A matriz oferece outrossim a grande vantagem da adaptabilidade e flexibilidade, pois basta acrescentar mais uma coordenação para começar um novo projeto.

Há, no entanto, um porém. A estrutura matricial só produz economia e eficácia quando aplicada em circunstâncias adequadas. Para justificar essa estrutura, a organização deverá ser alvo de pressões no sentido de atender a pelo menos duas das três situações seguintes:

1º. necessidade externa para um enfoque duplo (por exemplo, cliente externo exigindo apenas um coordenador geral para um projeto de natureza multidisciplinar);
2º. necessidade de alta velocidade no processamento de informações;
3º. necessidade de compartilhar recursos.

Quando pelo menos duas dessas condições existirem, a estrutura matricial poderá ter aplicabilidade. Esses pré-requisitos são necessários para que a organização beneficie a matriz. Eles não são suficientes, no entanto, para garantir que a nova estrutura vá funcionar. O sucesso dependerá do plano de implantação e da eficácia na sua implementação.

A efetivação da estrutura matricial, portanto, merece um tratamento especial. Eis a fórmula para garantir sua implantação sem atropelos:

1. Verificar que as condições necessárias existam, isto é, pressões no sentido de estabelecer coordenações, necessidade de processar informações com rapidez e necessidade para compartilhar recursos humanos.
2. Fazer um levantamento da cultura da empresa. Qual o conjunto de valores, práticas e tradições que ditam a cultura ou personalidade da empresa? Ela é hierárquica e rígida, ou informal e pouco estruturada?
3. Determinar as características da “nova cultura” (ou ajustes na velha cultura) que deverão ser desenvolvidas a fim de receber a estrutura matricial.
4. Propor instrumentos para efetivar as mudanças desejadas. Por exemplo, questionários de levantamento, palestras de conscientização, seminários de treinamento, mesas-redondas para troca de experiências, acompanhamento sistemático do processo.
5. Fixar cronologia da implantação. Estabelecer datas relativas às três fases:

Antes: eventos relacionados a levanta- mentos e conscientização do grupo.

Durante implantação formal: critérios e cuidados a serem tomados na ocasião, tendo em vista forma e timing do evento.

Após: eventos de treinamento, de feedback e de acompanhamento.

Quando treinamento gerencial é inserido no processo de implantação da estrutura matricial, conforme descrito acima, a probabilidade de sucesso é redobrada tanto em épocas normais quanto na crise. Além de aumentar a velocidade de fluxo de informa-ções e focalizar maior atenção gerencial nos trabalhos, a matriz acena com forte apelo em épocas em que se busca a redução de custos, isto é, a flexibilidade unida com a otimização na aplicação do recurso humano.

Uma das mais fortes justificativas a favor da estrutura matricial é a falta de eficácia que outras estruturas organizacionais apresen-tam em certas situações. Eis algumas expressões que podem justificar (e outras que não) a implantação da estrutura matricial.

Motivos que podem justificar a aplicação da estrutura matricial

“Precisamos conciliar as necessidades de precisão técnica com a necessidade de terminar o trabalho no prazo”

A matriz é uma espécie de meio termo: uma solução que não deixa nenhuma das partes totalmente satisfeita mas que é justa e representa uma estrutura capaz de conciliar aspectos conflitantes. Por exemplo, atividades que envolvem tecnologia precisam de controles para manter a solidez técnica do projeto. Por outro lado, precisa também de um grupo de “batedores” orientados para atingir os objetivos, cumprir os prazos e os orçamentos do projeto. Dessa forma, a matriz estabelece o palco para que os ajustes e o necessário balanceamento possam acontecer.

“Estamos num processo de estrangulamento burocrático; as coisas não andam”

Todos sabem que a hierarquia (a burocracia clássica) não é conhecida pela sua rapidez, na solução de problemas. Embora algumas organizações desse tipo “funcional” tenham melhor desempenho do que outras, todas elas sofrem de “verticalite” em que comunicações são forçadas num fluxo ascendente e descendente pela hierarquia. A solução para a verticalização excessiva é procurar um equilíbrio com as necessidades de comunicação horizontal. Necessária para desfazer o estrangulamento gerencial, a mudança resulta na abordagem chamada matricial, que redistribui o equilíbrio de poder e abre linhas de comunicações “horizontalizadas”, aliviando assim a organização do sufoco burocrático.

“Não estamos atendendo às necessidades dos clientes”

Muitos dos clientes que tentaram acompanhar o desenvolvimento de um projeto, sistema ou de um pacote de fabricação de equipamentos em uma organização funcional de um fornecedor, conhecem o exato sentido da palavra caos. A aplicação da matriz poderá fornecer uma visão mais clara ao cliente, estabelecendo um coordenador de projeto que irá centralizar os contratos com o cliente e será responsável por dar uma resposta única e coerente às perguntas do cliente. Como tem necessidade de informações de base, o coordenador também estará agindo de modo matricial dentro da sua própria organização, ajudando a apressar o projeto nas interfaces disciplinares. A matriz oferece uma solução adequada para melhorar o nível de atendimento das necessidades do cliente.

“O que estamos fazendo não está funcionando”

Mudança na estratégia organizacional é um ponto a ser analisado quando as coisas não andam bem. Dentro desse contexto, o plano estratégico, a qualidade do pessoal e os programas de motivação merecem atenção especial. Antes de se efetuar qualquer mudança organizacional rápida, entretanto, a mudança deve ser questionada. É preciso aplicar as perguntas: “Há precisão para adotar uma abordagem dupla?”; “Há necessidade de processamento de informações em alta velocidade?”; “Há necessidade de compartilhar recursos humanos?”. Se as respostas a essas perguntas forem afirmativas, então a matriz pode realmente oferecer o caminho para um melhor desempenho empresarial.

“Há muita formalidade - o pessoal escreve muito e resolve pouco”

Organizações funcionais são grandes criadoras de correspondência escrita: as organizações de projetos também são capazes de produzir montanhas de correspondência para o cliente. A estrutura matricial, no entanto, tende a eliminar o número excessivo de canais formais de comunicação e, em seu lugar, oferece abordagem mais simples como a solução pelo telefone, a reunião para resolver um problema, ou a negociação frente-a-frente.

Motivos que não justificam a aplicação da estrutura matricial

“O que fazemos atualmente está funcionando”

Raramente se adota a matriz nos casos em que outra abordagem funciona razoavelmente bem. Pode-se considerar a matriz como uma espécie de último recurso a ser utilizado quando os outros falharam. Mesmo se as características da companhia parecem solicitar a abordagem matricial, a organização que funciona satisfatoriamente de outra forma não deveria adotar a matriz sem ponderar o risco de reduzir a eficiência organizacional ao invés de melhorá-la.

“A estrutura matricial é confusa demais”

De fato, a matriz pode ser difícil de entender e operacionalmente confusa. Se o pessoal que sofrerá a mudança para uma estrutura matricial não estiver preparado para trabalhar em situações nebulosas e não definidas, então a síndrome do “confuso demais” pode crescer a ponto de tornar a matriz impraticável. A menos que se desenvolva um programa para treinar o pessoal do projeto para trabalhar no mundo peculiar da matriz, será melhor deixar a estrutura organizacional como ela está.

“É muito difícil descobrir quem é que manda”

Do lado de fora da organização, a matriz pode simplificar as comunicações - como no caso do cliente que é atendido por um coordenador ou gerente determinado. Mas do lado de dentro, as relações de poder são no mínimo obscuras e, para complicar mais, mudam constantemente. Para os “índios acostumados com apenas um cacique”, a mudança para a estrutura matricial poderá resultar em desmotivação seguida por uma queda de produtividade.

“A estrutura matricial parece duplicar certas funções”

A matriz traz em seu bojo uma redundância que, nas situações adequadas, gera dividendos e que, quando aplicada fora do contexto, traz dores-de-cabeça e duplicação de custos. Por exemplo, se um gerente de sistemas de um remoto escritório internacional estiver estruturalmente ligado tanto ao diretor de sistemas da sede quanto ao diretor no país, o relacionamento matricial poderá trazer benefícios se:

1.    for utilizada tecnologia complexa;
2.    houver necessidade de ligação com outros sistemas da companhia;
3.    o volume de operações em sistema for grande.

Por outro lado, se os sistemas forem relativamente simples e restritos ao uso local, a participação do diretor de sistemas da sede se torna desnecessária; a organização funcionaria melhor “desmatrixada” e, portanto, sem redundâncias.

“Os conflitos são uma constante da matriz”

A tendência de gerar conflitos encontra-se no início da lista de argumentos contra a matriz. Não que todos os conflitos sejam necessariamente ruins, pelo contrário, a matriz proporciona um ambiente de “conflito controlado” que pode fazer com que os trabalhos se mantenham no prazo, evitando períodos de calma aparente seguidos por grandes crises. Assim, o conflito faz parte do jogo matricial, e deve ser encaixado na fórmula global. Como a matriz é uma organização de acordos e de negociação, o conflito precisa ser constantemente conciliado entre indivíduos e entre grupos.

ConclusõesQuando há muita pressão de “fazer mais com menos”, a estrutura matricial apresenta-se como boa alternativa para aproveitar melhor os escassos recursos existentes.
As vantagens são substanciais, bem como as eventuais dificuldades que tal estrutura pode trazer. O sucesso da estrutura matricial dependerá principalmente de sua adequação dentro da organização.
Muito mais do que uma estrutura, a organização matricial chega a ser um estado de espírito, uma maneira especial para compartilhar eficazmente recursos e aumentar a produtividade.