CASE
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EMPRESA
Na ocasião, a maior empresa de shoppings da América Latina com participação em mais de 30 shopping centers, com objetivo de se tornar uma das maiores e melhores empresas de shopping centers do mundo.
DESAFIO
Em 2018, as áreas de TI e Novos Negócios precisavam de maior sinergia e eficiência na avaliação do portfólio e práticas de gestão de projetos. Ficou decidido utilizar uma metodologia Híbrida para gestão de projetos (uma abordagem que concilia métodos Ágeis na fase de execução, com a gestão preditiva para fases anteriores e posteriores, visando dar maior transparência e controle.
Quanto a implantação do Project Online, a aprovação de documentos envolve muitas partes interessadas. Para reduzir custos, era desejo que nem todos os aprovadores precisassem de licença (paga) para realizar essas aprovações.
A Empresa sentiu necessidade de ter um programa integrado de gerenciamento de projetos, com ganhos rápidos e melhorias na comunicação principalmente em três frentes
SOLUÇÃO
Após análise da demanda por parte da Consultoria DC DinsmoreCompass, ficou decidido implantar formalmente a nova metodologia hibrida com os templates, plataforma Project Online, o acelerador de implantação DC-QUP (DinsmoreCompass - Quick Use Pack), treinamento das equipes, e operação assistida para os gerentes de projetos.
Também foi endereçada a necessidade específica de obter a aprovação de documentos de projetos utilizando SharePoint Designer e a extração de relatórios de status utilizando o Power BI que é uma coleção de serviços de software e aplicativos para transformar dados não relacionadas em informações coerentes, visualmente envolventes e interativas, no caso, integrado ao Project Online.
BENEFÍCIOS
A metodologia e os templates trouxeram padronização das operações por parte do Escritório de Projetos e Gerentes de Projetos.
O Project Online customizado com a metodologia DC-QUP implementou processos e fluxos de aprovação de documentos na ferramenta, trazendo maior eficiência e aderência às melhores práticas. A visão inicial de portfólio permite a adequada visualização das iniciativas e escolha do melhor método para gestão de projetos com característica preditiva, adaptativa ou híbridos.
A aprovação de documentos dos projetos através do Sharepoint Designer, com base em fluxo pré-programado e sem necessidade de licenciamento do Project Online, otimizou o envolvimento de diversas partes interessadas na gestão de projetos, com redução do tempo de aprovação e informação em tempo real sobre o status das aprovações. Resultou também em redução de custo uma vez que a solução não requer licenciamento do Project Online para todos os usuários.
O Power BI trouxe visibilidade do status dos projetos, com opções de visualização de relatórios em níveis diferentes de detalhamento.
O PROJETO
Em um projeto de sete meses de duração, iniciando com entrevistas de diagnóstico e definições para a elaboração da metodologia, foi seguida a metodologia de Consultoria da DC-DinsmoreCompass considerando as seguintes fases:
Na ocasião, a maior empresa de shoppings da América Latina com participação em mais de 30 shopping centers, com objetivo de se tornar uma das maiores e melhores empresas de shopping centers do mundo.
DESAFIO
Em 2018, as áreas de TI e Novos Negócios precisavam de maior sinergia e eficiência na avaliação do portfólio e práticas de gestão de projetos. Ficou decidido utilizar uma metodologia Híbrida para gestão de projetos (uma abordagem que concilia métodos Ágeis na fase de execução, com a gestão preditiva para fases anteriores e posteriores, visando dar maior transparência e controle.
Quanto a implantação do Project Online, a aprovação de documentos envolve muitas partes interessadas. Para reduzir custos, era desejo que nem todos os aprovadores precisassem de licença (paga) para realizar essas aprovações.
A Empresa sentiu necessidade de ter um programa integrado de gerenciamento de projetos, com ganhos rápidos e melhorias na comunicação principalmente em três frentes
- Revisão da metodologia atual, visando a simplificação e a melhor adequação às necessidades da TI;
- Implantação de solução integrado visando garantir melhor comunicação entre as partes interessadas, com otimização da quantidade de licenças;
- Capacitação dos profissionais da Empresa, tanto para o uso da metodologia, quanto à aplicação dos princípios de gestão de projetos.
SOLUÇÃO
Após análise da demanda por parte da Consultoria DC DinsmoreCompass, ficou decidido implantar formalmente a nova metodologia hibrida com os templates, plataforma Project Online, o acelerador de implantação DC-QUP (DinsmoreCompass - Quick Use Pack), treinamento das equipes, e operação assistida para os gerentes de projetos.
Também foi endereçada a necessidade específica de obter a aprovação de documentos de projetos utilizando SharePoint Designer e a extração de relatórios de status utilizando o Power BI que é uma coleção de serviços de software e aplicativos para transformar dados não relacionadas em informações coerentes, visualmente envolventes e interativas, no caso, integrado ao Project Online.
BENEFÍCIOS
A metodologia e os templates trouxeram padronização das operações por parte do Escritório de Projetos e Gerentes de Projetos.
O Project Online customizado com a metodologia DC-QUP implementou processos e fluxos de aprovação de documentos na ferramenta, trazendo maior eficiência e aderência às melhores práticas. A visão inicial de portfólio permite a adequada visualização das iniciativas e escolha do melhor método para gestão de projetos com característica preditiva, adaptativa ou híbridos.
A aprovação de documentos dos projetos através do Sharepoint Designer, com base em fluxo pré-programado e sem necessidade de licenciamento do Project Online, otimizou o envolvimento de diversas partes interessadas na gestão de projetos, com redução do tempo de aprovação e informação em tempo real sobre o status das aprovações. Resultou também em redução de custo uma vez que a solução não requer licenciamento do Project Online para todos os usuários.
O Power BI trouxe visibilidade do status dos projetos, com opções de visualização de relatórios em níveis diferentes de detalhamento.
O PROJETO
Em um projeto de sete meses de duração, iniciando com entrevistas de diagnóstico e definições para a elaboração da metodologia, foi seguida a metodologia de Consultoria da DC-DinsmoreCompass considerando as seguintes fases:
AUTORIZAÇÃO
Fase que se inicia logo após a assinatura do contrato, termo de confidencialidade e demais documentos requeridos para cadastro. Momento em que o projeto teve seu início acordado entre as partes e autorizado pela Empresa, com a liberação de informações relevantes e do acesso da equipe às suas dependências.
PREPARAÇÃO
Fase de preparação em que foi elaborada a primeira versão do cronograma e reunião de Kick-Off, que também serviu para agendamento das reuniões iniciais de levantamento, que norteiam a realização do projeto.
REALIZAÇÃO
Fase de desenvolvimento e entrega dos principais produtos do projeto. Nessa fase, a partir dos levantamentos, premissas e restrições levantadas na fase de PREPARAÇÃO, desenvolvemos a Metodologia de Gestão de Projetos, e a implantação do Project Online com DC-QUP.
CONCLUSÃO
Fase de capacitação dos profissionais para que se utilizem da metodologia, e através de melhoria contínua, alcancem o desempenho e resultados esperados.
PÓS-IMPLANTAÇÃO
Ações para facilitar a gestão de mudança organizacional para a nova metodologia, workflows e ferramentas que os participantes dos projetos terão que enfrentar. Sofreu impacto com o afastamento do gestor do Projeto, resultando em um pequeno atraso e maior dificuldade na passagem de conhecimento.
A pós-implantação foi composta por reuniões mensais com os gerentes de projetos visando acompanhar a implantação da solução e ambientação das partes interessadas com os novos procedimentos.
RESULTADO
A Empresa, passou a trabalhar com metodologias híbridas para gestão de projetos, gerenciando cada projeto de forma a extrair os melhores resultados. Tudo isto em função das ferramentas de gestão de projetos implantadas, customizadas com a metodologia em uso, resultando em melhora significativa na gestão do conhecimento dos projetos e maior padronização dos processos de gestão.