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O acrônimo VUCA, utilizado para identificar "ambiente de extrema mudança", que se traduz para "Volatile, Uncertain, Complex e Ambiguous" (Volátil, Incerto, Complexo e Ambíguo), é constantemente utilizado para descrever o contexto de negócios e o ambiente social em que estamos a viver atualmente.
Nesse contexto, competências antigas são rapidamente substituídas, fórmulas de sucesso individuais ou corporativas precisam ser constantemente repensadas e há uma pressão constante para que haja um processo de aprendizado contínuo. O conceito de Life Long Learning aponta nesse sentido na medida em que propõe uma busca contínua de aprendizado e desenvolvimento de novas competências ao longo da vida. Essa busca, no entanto, não se dá sem custo e pode resultar em grande pressão sobre as empresas e indivíduos — o que se manifesta, por exemplo, no aumento do índice de doenças mentais e de turnover. Uma das formas de endereçar parte desse desafio é a implantação de um processo de Lições Aprendidas. E estrutura básica do processo é muito simples e parte de uma avaliação dos erros cometidos e do desempenho obtido. Em seguida, parte-se para a identificação do que pode ser realizado de forma diferente, com a identificação de ações de melhoria e de seus responsáveis, finalizando com a mensuração dos resultados obtidos — o que se caracteriza como um ciclo PDCA. Seguem algumas estratégias utilizadas com sucesso em projetos para implantação dessa cultura: I.Partir de processos já implementados: Acrescentar as lições aprendidas, por exemplo, no processo de encerramento de projeto ou garantir que, ao final da sprint, seja executada uma avaliação das lições aprendidas. II.Focar na relação custo-benefício do processo: Toda implementação de processo ou procedimento tem um custo relacionado e precisa ter sua avaliação de custo-benefício avaliada. Assim, os resultados das lições aprendidas precisam ser maiores que o trabalho adicional gerado. Uma estratégia de sucesso é realizar uma avaliação inicial para identificar quais processos ou aspectos podem gerar maiores ganhos e focar aí a implementação inicial: vale a pena avaliar todos os projetos ou somente um grupo específico? Todas as áreas devem ser avaliadas ou somente a triple constraint? Há algum outro aspecto relevante, como relacionamento com fornecedores, que precisa ser avaliado e que pode ser o foco das lições aprendidas? III.Garantir a execução do ciclo completo: É comum, no início do processo, que as lições aprendidas sejam coletadas e esquecidas. Para evitar isso, é muito importante que: 1) o processo de coleta seja eficaz, permitindo sua consolidação em grupos que facilitem sua análise e implementação; 2) que seja definida a responsabilidade pela implementação e avaliação da melhoria após implementada. IV.Realizar um alinhamento de expectativas com o nível de gestão: Como em qualquer implantação de processo, é fundamental alinhar as expectativas com todos os níveis, garantindo o entendimento de que haverá uma curva de aprendizado, de que há um tempo necessário para que os resultados sejam colhidos, e de que, embora haja um custo adicional, a tendência é que se tenha um retorno de investimento muito significativo ao longo do tempo. V.Buscar, se possível, ferramentas para facilitar a implantação: A utilização de ferramentas para auxiliar na coleta e disponibilização das lições aprendidas pode ajudar a consolidação do processo. A DC, por exemplo, desenvolveu recentemente uma solução de IA com esse intuito, o que diminuiu a curva de aprendizado da equipe em relação ao processo. De um modo geral, como ocorre em qualquer mudança de processo, há aspectos da cultura organizacional que podem impactar de forma mais ou menos significativa a implantação do novo processo. Esses aspectos precisam ser endereçados: 1.Como sua organização lida com erros? Esse ponto tem uma relevância especial por se tratar de um processo que apontará erros ou desvios. Há culturas nas quais a identificação de um erro é feita com intuito punitivo e há outras nas quais o erro é visto como parte de um processo de melhoria. No primeiro caso, a implantação desse processo tende a ser mais desafiadora e requererá uma boa dose de prática de gestão de mudança. 2.Em que medida sua organização valoriza o processo de planejamento? Um ambiente no qual a cultura de planejamento esteja mais consolidada propicia maior facilidade para implantação de melhorias, na medida em que nessa etapa as lições aprendidas do ciclo passado podem ser resgatadas e implementadas. 3.Qual a prática de mensuração de resultados em sua Organização? A mensuração de resultados sob a forma de indicadores e uma cultura analítica podem ser utilizadas para suportar ou avaliar elementos apontados na identificação de lições aprendidas, de forma a potencializar os resultados. Os pontos mais relevantes identificados devem ser aprofundados com análise de dados, de forma a suportar a análise da causa raiz e a identificação das possíveis ações. Seja em nível organizacional ou pessoal, criar a cultura de estar constantemente em evolução é crítico nesse ambiente VUCA em que estamos inseridos e pode gerar frutos significativos. Bom aprendizado! Francisco Seixas Neto – Consultor Associado da DC
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A obtenção da concordância formal do patrocinador ou do cliente quanto à finalização de um projeto representa quase sempre um desafio organizacional delicado. A formalização do aceite implica o reconhecimento de que as entregas foram concluídas, não havendo pendências e encerrando o envolvimento da equipe do projeto naquele escopo específico.
As boas práticas do gerenciamento do escopo sugerem aprovações progressivas ao longo do projeto, as quais, quando bem planejadas e executadas, mitigam a pressão sobre o termo de aceite final. No entanto, a expectativa em torno da aprovação conclusiva ainda pode gerar apreensão em ambas as partes. Uma estratégia eficaz para facilitar esse processo, desenvolvida ao longo da experiência em projetos, consiste na "preparação do terreno". Inicialmente, ao identificar a proximidade do término, inicia-se uma comunicação proativa com o responsável pela aprovação, com o objetivo de sinalizar que a finalização está próxima e que um exemplo do termo de aceite será enviado em breve para visualização prévia. Em um momento subsequente, envia-se uma versão preliminar do termo de aceite, o mais próxima possível da versão final, sob o pretexto de ser um rascunho para revisão. Após conceder tempo para a análise do draft, busca-se o feedback do responsável, considerando as eventuais observações e, após os ajustes necessários, informa-se a data específica para o envio da versão final. Por fim, a versão final do termo de aceite é enviada, combinando-se a data para sua formalização e, adicionalmente, pode-se sugerir um evento de encerramento para celebrar a conclusão do projeto. É importante ressaltar que essa estratégia é aplicável tanto a projetos bem-sucedidos quanto àqueles que foram interrompidos ou tiveram resultados aquém do esperado. Mesmo nesses casos, o encerramento formal é fundamental, e boa parte da abordagem de preparação pode ser adaptada para facilitar esse processo. Tenha sempre em mente que uma comunicação transparente e honesta com os envolvidos contribui significativamente para um encerramento de projetos mais eficiente e colaborativo. Bons projetos! Artigo Ramiro Rodrigues – Consultor Associado da DC A Inteligência Artificial (IA) Generativa está transformando a forma como trabalhamos, abrindo um leque de oportunidades para otimizar tarefas e impulsionar a produtividade. No dia a dia, ferramentas como ChatGPT, Notion AI, Gama, GitHub, Copilot e DeepSeek nos auxiliam na criação de e-mails, geração de relatórios, design de apresentações, desenvolvimento de código e muito mais, liberando tempo para atividades mais estratégicas. Dominar a arte da criação de prompts eficazes, ou seja, saber como "conversar" com a IA para obter os resultados desejados, é uma habilidade crucial nesse novo cenário.
Recentemente, tive a honra de compartilhar minha experiência com IA Generativa no Global AI Summit, um evento internacional de destaque que ocorreu no Paquistão e reuniu especialistas e entusiastas de todo o mundo. Em minha apresentação virtual, explorei como podemos integrar a IA em pequenas tarefas diárias, sem a necessidade de grandes investimentos, demonstrando o potencial da tecnologia para transformar a gestão de projetos. Abordei desde a otimização de tarefas rotineiras, como a criação de e-mails e a geração de relatórios, até o uso da IA para auxiliar na tomada de decisões estratégicas, como a análise de riscos e a previsão de cenários. O evento proporcionou um espaço rico para debates sobre o futuro do trabalho e o papel da IA na sociedade. A repercussão nas redes sociais, com comentários e compartilhamentos sobre as aplicações práticas da IA, evidenciou o crescente interesse e a importância de democratizar o acesso a essa tecnologia. Como consultor da DC Dinsmore Compass, que vem investindo no desenvolvimento de talentos e na vanguarda da inovação e capacitação de profissionais em GenAI, tive a oportunidade de contribuir para esse debate e promover um ambiente para criação e participação nesse evento. Acredito que a IA Generativa é uma ferramenta poderosa que, se utilizada de forma estratégica, pode impulsionar a produtividade e o sucesso de projetos. É fundamental que os profissionais desenvolvam as habilidades necessárias para interagir com a IA de forma eficaz, aproveitando ao máximo seu potencial. Descubra seu Way of Working usando a IA, desenvolva as habilidades com ferramentas do dia a dia. Pesquise, teste, use e, se precisar de orientação, lidere debates e promova suas ideias, pois temos uma longa, mas rápida, jornada pela frente. Artigo por Wilson Aguiar |
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