9 Passos para Organizar o Gerenciamento de Riscos

Por onde começar o gerenciamento de riscos de um projeto? Antes mesmo de pensar em descobrir os riscos aos quais o projeto está sujeito, percorra estes nove passos e defina as “regras do jogo” do gerenciamento de riscos em seu projeto.

1. 1.      Definir funções e responsabilidades

Quem vai liderar o gerenciamento de riscos? Será o próprio gerente do projeto ou a liderança desse tema será delegada a outro membro da equipe? Quem serão as pessoas que participarão da identificação, da análise, do planejamento de respostas e do controle dos riscos do projeto? Essas e outras questões relativas a funções e responsabilidades no gerenciamento de riscos devem ser respondidas de antemão.

1. 2.      Reservar um orçamento

Haverá orçamento próprio para o gerenciamento de riscos no projeto? Por exemplo, se o plano prevê a execução de uma simulação de cronograma, pode ser necessária a aquisição de um software adequado para essa atividade. Se a ideia é reunir a equipe de especialistas para um workshop de riscos, precisaremos alugar espaço, equipamentos e providenciar alimentação. Os recursos necessários ao gerenciamento de riscos devem ser identificados e a estimativa de custos deve ser incluída no orçamento do projeto.

1. 3.      Programar as atividades no cronograma

Para garantir a realização das atividades de gerenciamento de riscos, é uma boa prática inseri-las no cronograma do projeto. Essas atividades incluem, por exemplo, reuniões ou workshops para identificação e análise de riscos, reuniões de monitoramento e controle e aquisição de softwares de gerenciamento de riscos.

1. 4.      Definir categorias de riscos

Categorias de riscos são um auxílio valioso para a identificação de riscos, uma vez que ajudam a gerar ideias sobre riscos ao indicarem as fontes potenciais de onde os riscos podem surgir. As categorias de riscos podem ser apresentadas na forma de uma EAR (Estrutura Analítica de Riscos), conforme exemplo abaixo.

1. 5.      Estabelecer faixas de probabilidade

As faixas de probabilidade serão utilizadas quando chegar a hora de realizar a análise qualitativa de riscos. Elas auxiliarão na estimativa da probabilidade de ocorrência de cada evento de risco identificado. Faixas de probabilidade podem ser descritas em termos qualitativos, variando de “muito improvável” até “quase certeza”. Outra abordagem é atribuir probabilidades com pesos em uma escala geral (por exemplo, 0,1; 0,3; 0,5; 0,7; 0,9). A figura abaixo apresenta um exemplo de tabela com faixas de probabilidades onde são combinadas descrições de probabilidades com os respectivos pesos.

1. 6.      Estabelecer faixas de impactos

As faixas de impactos também serão utilizadas ao se realizar a análise qualitativa, já que cada risco identificado será analisado quanto a sua probabilidade de ocorrência e quanto ao impacto que poderá ter sobre os objetivos do projeto. As faixas de impactos refletem a tolerância ao impacto em cada objetivo do projeto. As faixas podem ser definidas com a utilização de termos como “muito baixo”, “baixo”, “moderado”, “alto” e “muito alto”, ou por meio da atribuição de pesos. A figura abaixo apresenta um exemplo de tabela de impactos onde são definidas faixas de impactos negativos em quatro objetivos de um projeto e os pesos a serem considerados para cada situação.

Observe que no exemplo acima foi utilizada propositalmente uma escala de pesos não lineares para a definição dos impactos (0,05; 0,1; 0,2; 0,4; 0,8). A utilização de uma escala como essa reflete o desejo de separar bem os eventos de risco de alto impacto daqueles considerados de baixo impacto.

As faixas de impactos devem representar a tolerância do projeto a riscos. Por exemplo, imagine um projeto cujo produto tenha uma importância vital para a organização, e que se atrasar mais de trinta dias da data originalmente prevista trará consequências desastrosas. Nesse caso, a tabela de impactos representará essa baixa tolerância a variações de prazo definindo qualquer atraso superior a trinta dias como “Muito Alto” e, a partir daí, distribuirá os valores a serem utilizados para as faixas inferiores de impacto em prazo. Esse mesmo projeto poderia ter, por outro lado, uma tolerância muito maior a variações de custos, representada na tabela de impactos ao se definir, por exemplo, que só a partir de variações de custo maiores que 30% o impacto será considerado “Muito Alto”.

1. 7.      Preparar uma matriz de probabilidade x impacto

Os riscos identificados serão priorizados a partir da combinação de sua probabilidade de ocorrência com seus impactos estimados nos objetivos do projeto. Essa combinação será definida numa matriz de probabilidade x impacto que classificará o risco como de importância “alta”, “moderada” ou “baixa”. A figura abaixo apresenta um exemplo de matriz de probabilidade x impacto que pode ser utilizada tanto para riscos negativos (ameaças) quanto para riscos positivos (oportunidades).

1. 8.      Configurar o registro de riscos

As informações sobre os riscos identificados e analisados, e também sobre as respostas que serão planejadas, precisarão ser armazenadas em local próprio para utilização durante o projeto. Essas informações devem ser documentadas num registro de riscos padronizado para uso dos participantes do projeto. É necessário, portanto, definir a configuração desse registro, isto é, os campos que serão utilizados para documentar as características de cada risco identificado e das ações de respostas a serem planejadas, como no exemplo a seguir.

1. 9.      Preparar um modelo de relatório

Periodicamente deve-se reportar o andamento das atividades de gerenciamento de riscos às partes interessadas. Modelos de relatórios de acompanhamento devem ser definidos de antemão. O modelo exemplificado na figura a seguir exibe os dados de um registro de riscos em Excel por meio de um software de BI (Business Intelligence), e possui filtros dinâmicos. Caso necessário, pode ser exportado em forma de documento para ser distribuído como um relatório convencional.
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Em muitos casos, o gerente do projeto vai precisar de ajuda para definir algumas dessas regras, e precisará envolver outras pessoas da organização para isso. Depois que as definições estiverem estabelecidas, podem ser documentadas num Plano de Gerenciamento de Riscos e divulgadas para as partes interessadas.

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Autor: Fabiano Rollim