Como foi abordado no artigo anterior (Porque todo gerente de projetos deveria estudar Power BI), utilizando o Power BI para relatórios de status e análises de Projetos, já se obtém um enorme ganho de comunicação e compartilhamento das informações. Não é necessário saber nenhuma linguagem de programação para usar o Power BI em questões quotidianas de gerenciamento de projetos, mas vale compartilhar minha experiência utilizando scripts Python em conjunto com Power BI:
​
Depois de algum tempo utilizando o Power BI em meus projetos, estudei a fundo e me certifiquei em Analista de Dados pela Microsoft. Pensei naquele momento que conseguiria fazer tudo com o Power BI, mas foi então que fui novamente desafiado.

No final de 2020 fui chamado para gerenciar um projeto complexo de desenvolvimento de software. Entrei na etapa de homologação com quase mil cenários de testes de diversas partes e módulos do sistema com diversas equipes de homologação espalhadas remotamente devido à pandemia do COVID.

Além disso, a necessidade de informação gerencial era desafiadora. Eu precisava montar relatórios diários do andamento da homologação de forma geral, por módulos do sistema, por equipes, apresentando percentuais de aprovação e reprovação por cada ciclo de testes além de um histórico de evolução, bugs, liberação de bus e principais motivos de reprovação.

Este é o cenário ideal para um bom dashboard em Power BI, principalmente porque a empresa não possuía um sistema de controle de homologação e fazia todo o controle no bom e venho Excel.

Durante a construção do dashboard, percebi a necessidade de realizar algumas automações antes de passar os dados para o Power BI, como, por exemplo, ao final do dia saber quantos cenários de testes foram liberados, quantos foram aprovados e quantos foram reprovados naquele dia. Ou então, determinar o status de cada cenário de testes de acordo com os resultados de diversos homologadores durante o dia.

Eu tentei fazer isso com colunas intermináveis do Excel, mas isso não foi nada produtivo. O trabalho manual se tornou demorado e propenso a erros de digitação e falha humana.

Eu precisava de uma ferramenta para otimizar isso, fazer este trabalho chato e depois apresentar os dados no Power BI. Pensei em fazer uma macro em VBA, mas isso também não era tarefa fácil.
​
Foi então que olhei um ícone ali no painel do Power BI escrito “Py”. Lembrei que tinha estudado que o Power BI tinha integração nativa com scripts em Python e então tudo ficou claro.

​Quero apresentar aqui as vantagens de utilização do Python no Power BI, começando com o exemplo de um dos scripts que criei.  O código faz uma varredura em cada cenário de teste, verifica qual o status do último ciclo, e lança o resultado na coluna “Status Atual”.  Com isso, sempre que eu atualizo a base de dados, o script entra em ação e determinava qual o status de cada cenário de teste no final do dia.

​Além desta facilidade, enumero aqui outras três vantagens do uso do Python dentro do Power BI, todas elas relacionadas com diversas bibliotecas do Python, dentre elas as bibliotecas Pandas e Matplotlib, que são amplamente utilizadas por pesquisadores de dados:

1.     Ganho de performance:
O Python pode auxiliar no tratamento automatizado de um grande conjunto de dados, otimizando o seu tempo.

Imagine que você queira estudar a relação entre as profissões e internações em UTI por COVID-19 no Brasil.

Eu fiz este estudo e posso te afirmar que ler o arquivo de quase 650MB com mais de 1,2 milhões de registros e centenas de campos diretamente no Power BI para depois selecionar apenas dois campos e os registros onde as pessoas informaram a profissão e foram internadas em UTI não é nada produtivo. 

No Python , você pode fazer a seleção dos campos e dos registros antes de levar os dados para o Power BI, dessa forma a performance é muito maior e continuará sendo maior a cada atualização do seu dashboard. Com apenas três linhas ganhamos minutos, em certos casos horas, de processamento:

3. Algoritmos de pesquisa de dados não relacionais, utilizando machine learning por exemplo

Isso não é complexo! É como aprender a andar de bicicleta: depois que você sai das rodinhas o mundo te espera!

Você pode pensar que é necessário aprender análise de dados, ETL, SQL, programação, construção de classes, funções etc. certo? Não é bem assim, ouso dizer que qualquer GP, seja ele de tecnologia da informação ou não, pode usar estas ferramentas em seu favor.

Obviamente se você nunca programou ou está sem escrever nada desde a faculdade pode ser um pouco mais demorado, mas não é impossível. O Power BI é uma ferramenta muito intuitiva, a integração de códigos Python é fácil e robusta. Você pode utilizar diversos módulos construídos em Python pelo mundo e usar a seu favor.

Além disso, aprender Python te abre uma série de possibilidades de automação do seu trabalho, como envio automático dos relatórios, gatilhos para alertas etc. Mas isso é assunto para outro artigo.Se o assunto te interessou, eu aconselho pesquisar primeiro sobre Power BI, sobre leitura de dados do Excel e Project e depois um pouco sobre Python.

O Power BI pode ser baixado no site da Microsoft e utilizado gratuitamente.O Python por sua vez é uma programação de código livre, com diversos módulos e pacotes para análise de dados e que tem se mostrado o futuro das linguagens de programação voltadas para ciência de dados.

Pode parecer muito estranho um gerente de projetos estudar estas ferramentas para controlar os dados de seus projetos, mas pode ter certeza que depois de dominá-las você entregará os dados que são demandados pelas partes interessadas do projeto com velocidade e precisão incríveis. Para alguns gerentes de projetos, esse será um bom caminho para aumentar a maturidade e melhorar a produtividade.

Uma vez construídos os seus dashboards em Power BI e Python, sobrará tempo para você fazer aquilo que um gerente de projetos deve fazer ao invés de estar focado na produção de infinitos slides de PowerPoint.

Deixo aqui no final uma provocação para você que não é da área de tecnologia da informação ou que é mas desde a faculdade nunca mais digitou nenhuma linha de código:

“Todo mundo deveria aprender a programar um computador porque isso ensina você a Pensar” (Steve Jobs)

​Quer começar? Baixe o Python em www.python.org

Alguns links interessantes da Microsoft:
​
Como usar Python no Editor de Consultas do Power BI - Power BI | Microsoft Docs

Executar scripts do Python no Power BI Desktop - Power BI | Microsoft Docs

Criar visuais do Power BI usando Python no Power BI Desktop - Power BI | Microsoft Docs

Somos parceiros Gold Microsoft, com especialização Project and Portfolio Management. Conte com a DC-DinsmoreCompass para aprimorar suas habilidades como gestor de projetos. Entre em contato para conhecer a solução DC-QUP que torna mais eficaz e produtivo o gerenciamento de seus projetos com base em Power BI, entre outros componentes. 

Autor: Alex Lima Mazullo (Gerente de Projetos DC) | Revisor: Marco Valadares (Diretor DC)

Se você é gerente de projetos, certamente já ficou horas preparando uma apresentação em Power Point que no final já estava desatualizada.

Ou pior: sua apresentação estava com dados incorretos pois as coisas evoluem muito em um dia de trabalho. Além disso, é provável que que por diversas vezes você teve que explicar os dados que estão no MS Project para a equipe ou até mesmo para seus gestores.

Como gerente de projetos somos responsáveis pela apresentação das informações do projeto de forma rápida e confiável, mas sabemos que atender a todas as demandas executivas de informações não é tarefa fácil e nos rouba muito tempo que poderia ser utilizado, por exemplo, na gestão de risco e na gestão de equipes do projeto.

Fora os custos envolvidos, pois analisando os processos de reporte de um de nossos clientes, identificamos que o tempo gasto com preparação de relatórios em Power Point pelo PMO era equivalente a 4 meses de trabalho de um recurso no ano, com custo aproximado de R$ 50.000,00.

Para ajudar na otimização de relatórios e envio de dados do projeto que que tal aprender um pouco de Power BI e Python?

Todo gerente de projetos já passou ou passará por estes dois problemas na hora de preparar seus relatórios executivos:

⦁ Ferramentas não intuitivas para gestão de projetos;
⦁ Atualização de dados mais rápida do que a produção dos relatórios gerenciais.

O problema das ferramentas de apoio para gestão de projetos:

O primeiro problema é relacionado ao MS Project ou qualquer outra ferramenta para controlar custos, cronograma e escopo: A nossa “ferramenta de bolso” resolve a maioria de nossas necessidades para controlar datas, custos, atividades e recursos, mas todos sabem que sua operação requer conhecimento específico e seus relatórios não costumam atender bem as demandas de apresentações executivas.  

Nesse contexto, minhas tentativas de apresentar o cronograma diretamente no MS para a equipe e gestores nunca alcançou os resultados e benefícios que eu esperava.

A leitura dos dados não é trivial para aqueles que não fazem uso do cronograma no dia-a-dia.  Mesmo com a execução de filtros e a construção de linhas do tempo os dados não são apresentados de forma executiva. A saída é fazer aquilo que todo gerente de projeto que eu conheço faz: Exportar os dados para o Excel e com ele fazer as apresentações em PowerPoint.

O problema da velocidade de atualização das informações:

O segundo problema não é exclusivo dos gerentes de projeto, e no está relacionado com esta exportação de dados e preparação de relatórios em PowerPoint: além de ser uma atividade manual e lenta, acaba fazendo relatórios que podem estar desatualizados no momento seguinte que foi preparado.

Eu perdi as contas de quantas reuniões participei onde apresentei um status de uma atividade ou entrega e tive que comentar: “…o status desta entrega está pendente aqui no slide, mas já soube que hoje cedo esta atividade foi entregue…”. Qual gerente de projetos nunca passou por isso?

Foi então que eu tive contato com um dashboard em Power BI que apresentava diversos dados de portfólio de projetos cadastrados no EPM da empresa. Eu já tive contato com a ferramenta em apresentações de grandes quantidades de dados, mas nunca parado para pensar que ela poderia ser usada também no quotidiano de gerenciamento de projetos.

Me encantei com as possibilidades e comecei a estudar a ferramenta. Com muito pouco tempo consegui fazer um dashboard que substituiu completamente o PowerPoint usado como status do projeto e que me tomava algumas horas para ser feito e atualizado.

Você não imagina a minha felicidade ao clicar no botão “Atualizar” e ver todos os dados do MS Project vindo automaticamente para o dashboard em questões de segundos!

Todo o potencial de apresentação dinâmica de dados do Power BI pode ser usado na apresentação de status do projeto.  O Power BI veio complementar o arsenal de ferramentas de Gestão de Projetos, complementando o Microsoft Project em suas deficiências de reporte.

Sabe aquela pergunta que todo gestor faz no momento da reunião e você tem que abrir o Project, fazer filtros, procurar datas, incluir colunas, etc.? Com o Power BI é fácil, dinâmico e muito visual. Tornando a apresentação executiva e limpa.

Mas isso não é coisa do “pessoal de TI” ?

Se você não tem formação oriunda da área de tecnologia da informação pode pensar que uma ferramenta de BI seja algo complexo, específico da nossa área, mas não é!

O Power BI é extremamente intuitivo e de fácil aprendizado. Em muito pouco tempo você consegue extrair dados de praticamente qualquer fonte de dados e construir seus dashboard.

Além disso, você como gerente de projeto precisa de dados que te ajudem a pensar e apresentar soluções para os problemas de seu projeto sem perder tempo com elaboração de PowerPoint que podem estar desatualizados no momento seguinte em que é feito.

O Power BI pode ser baixado no site da Microsoft e utilizado gratuitamente, que serve bem para o aprendizado.  Para uso Corporativo, recomendo o uso da Versão Pro, com custo acessível e mais funcionalidade e maior segurança para os dados de projetos.

Pode parecer muito estranho um gerente de projetos estudar estas ferramentas para controlar os dados de seus projetos, mas pode ter certeza que depois de domina-las você entregará os dados que são demandados pelas partes interessadas do projeto com velocidade e precisão incríveis.

Uma vez construídos os seus dashboards em Power BI, sobrará tempo para você fazer aquilo que um gerente de projetos deve fazer ao invés de estar focado na produção de infinitos slides de PowerPoint.

Avalie se o Power BI está disponível em seu local de trabalho, e quais as regras para utilização, determinadas pela governança em tecnologia.  Algumas empresas, mais maduras com o uso de BI, constroem Data Lakes e Dicionários de Dados corporativos para acesso e padronização das informações.  Caso trabalhe em equipe, garanta um alinhamento interno, para que todos utilizem um mesmo dicionário de dados quando ser referir aos dados de projetos.

Conte com a DC-DinsmoreCompass para aprimorar suas habilidades como gestor de projetos. Entre em contato para conhecer a solução DC-QUP que torna mais eficaz e produtivo o gerenciamento de seus projetos com base em Power BI e outros componentes. 

A Economia de Projetos é aquela em que as pessoas têm as habilidades e capacidades de que precisam para transformar ideias em realidade. É onde as organizações entregam valor às partes interessadas por meio da conclusão bem-sucedida de projetos, entrega de produtos e alinhamento aos fluxos de valor. E todas essas iniciativas agregam valor financeiro e social, segundo o PMI Project Management Institute.
 
Quer entender melhor sobre a Economia de Projetos e como fazer para levar este conceito para a sua empresa?
 
O PMI (Project Management Institute) define A Economia de Projetos como uma mudança de paradigma fundamental no mundo dos negócios em relação ao uso de projetos para lidar com o trabalho e resolver problemas. Isso inclui o uso de projetos para promover a mudança organizacional, porque as organizações que seguem o status quo correm o risco não sobreviver à tsunami de transformações em andamento, sejam do perfil dos consumidores, do mercado, da regulação, da concorrência ou da sociedade.
 
O PMI vai mais longe ao argumentar que, de várias maneiras, uma organização são suas operações, mas também seus projetos. Não importa a abordagem que usem, as organizações precisam de líderes de projeto qualificados, com experiência nas teorias de melhoria de processo mais recentes e métodos de aplicá-las aos desafios reais.
 
Em última análise, os projetos entregam valor às partes interessadas, resolvendo seus desafios, entregando produtos e alinhando projetos aos fluxos de valor de uma organização.
 
O que difere de definições anteriores? Em essência os objetivos e como são medidos os resultados de cada projeto. Antes o foco estava na entrega do escopo contratado, no prazo e no orçamento. Ainda que sejam restrições a serem consideradas, a importância principal na Economia de Projetos está na entrega de valor, mesmo que isto venha a ocasionar mudanças no escopo, prazo e custos do projeto. 
 
Technology’s growing impact means that companies should be more nimble and adaptable. - Cindy Anderson, PMI vice president, brand management
 
No relatório Pulse of the Profession 2020, o PMI pesquisou líderes empresariais em todo o mundo. Eles descobriram que a maior porcentagem de líderes - 35% - acredita que a agilidade organizacional é a chave para o sucesso futuro.
 
Isso inclui a criação de uma cultura receptiva às mudanças, o que 53% dos executivos consideram alta prioridade em suas empresas. Os líderes de projeto desempenham um grande papel nesta área, incluindo o uso do design thinking em projetos. Essa abordagem do ser humano primeiro exige que as equipes de projeto considerem o ponto de vista de todas as partes interessadas envolvidas em um processo e trabalhem com elas para desenvolver soluções.
 
O PMI enfatiza que a mudança acontece através de projetos. Os líderes de projeto não fazem mais trabalhos de suporte aos negócios. Em vez disso, os projetos surgiram como a forma como o trabalho passa a ser realizado. Essa é uma das mudanças fundamentais no mundo dos negócios que levou à Economia de Projetos.
 
Outro componente chave da Economia de Projetos é a tecnologia. Os executivos classificaram as habilidades técnicas e digitais entre os atributos que desejam ver nos líderes de projeto. Embora os gerentes de projeto não precisem entender todos os detalhes da engenharia de tecnologia, eles devem saber o suficiente para avaliar o progresso da tecnologia, revisar as entregas e defender as necessidades do cliente.
 
A Economia de Projetos é a chave para a evolução de uma organização. Isso coloca os atributos e competências de gerentes de projeto no centro do processo, independente de cargo ou função nesta, ou naquela organização.
 
Com as organizações colocando mais ênfase no uso de projetos para atingir objetivos estratégicos e promover mudanças culturais, os líderes de projeto agora precisam de uma gama mais ampla de habilidades para ter sucesso.
 
De acordo com o relatório Pulse of the Profession 2020 do Project Management Institute (PMI), os profissionais de projetos mais solicitados possuem uma combinação de habilidades técnicas, digitais e comportamentais (soft skills).
 
Em uma pesquisa com executivos e profissionais de projetos, o PMI elaborou uma lista das principais habilidades que as empresas procuram em um gerente de projetos.
 
Os gerentes de projeto ainda devem atender às metas tradicionais de supervisão de projetos que permanecem nas restrições de escopo, orçamento e tempo. Mas a liderança se tornou uma questão muito mais ampla com os gerentes de projeto do que no passado.
 
Em uma lista de habilidades prioritárias, os dados do Pulse mostraram que as organizações nomearam as quatro habilidades a seguir com mais frequência, onde os valores entre parêntesis significam o percentual de respostas positivas para cada item da pesquisa:
 

• Técnico (68%) - Inclui todas as estratégias, ferramentas e técnicas utilizadas na gestão de projetos.
• Liderança (65%) - Sem as habilidades básicas necessárias para motivar e focar uma equipe de projeto, todo o tempo gasto em análise de dados e estratégia se mostra inútil.
• Negócios (58%) - Uma compreensão de como seus negócios funcionam é essencial para gerentes de projeto bem-sucedidos.
• Habilidades digitais (50%) - Uma compreensão de tecnologia inovadora, que é usada em conjunto com habilidades técnicas de gerenciamento de projetos, é crucial para os gerentes de projetos. Isso inclui entender o que será ou não útil em projetos específicos.

 
O percentual das habilidades de liderança é quase tão alto quanto o das  habilidades técnicas. Isso significa que as organizações valorizam as habilidades sociais de gerenciamento de projetos, como empatia, gerenciamento de conflitos, construção de confiança e tomada de decisões.
 
Future-fit organizations are not only willing to reimagine their vision and purpose, but also eager to adopt new ways of thinking that will allow them to thrive in The Project Economy. - PMI Project Management Institute
 
Gostou dos conceitos de uma Economia de Projetos nas organizações? Investir nessa mudança de mentalidade ajuda a ter resultados exponenciais e inovar constantemente. Vale a pena saber mais!
 
A DC-DinsmoreCompass pode te ajudar.
 
E conecte-se com a comunidade de Gerenciamento de Projetos! Conheça certificações, eventos e cursos que podem lhe ajudar em seu aperfeiçoamento profissional. Visite o PMI (www.pmi.org) e PMI Rio (www.pmirio.org.br).