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Antes vista como centralizadora, a área de Recursos Humanos assumiu, nos últimos anos, um papel muito mais estratégico dentro das empresas. Nesse momento, a presença do gerente de projetos é indispensável, pois ele inspira profissionais e stakeholders a trabalharem juntos por um objetivo comum. Entender como funciona a gestão de projetos em RH nem sempre é algo fácil. Por isso mesmo, é essencial saber como esse profissional pode gerir conflitos e estresses, bem como articular comunicação, liderança e motivação dentro da área de Recursos Humanos. Quer entender melhor como é possível administrar os projetos modernos frente ao dinamismo dos mercados e projetos? Nós te explicamos! Qual é, afinal, a função da área de Recursos Humanos atual? O que antes era visto como responsabilidade única da área de RH, agora virou comprometimento de todos de uma empresa, exigindo uma gestão mais participativa. O RH, por outro lado, assumiu as funções de orientar, assessorar e dar suporte às demais áreas, entregando valor por meio de projetos. Nesse momento, entra em cena o gerente de projetos. Seu papel, cada vez mais estratégico, descentraliza e distribui responsabilidades pelo desenvolvimento das pessoas, que são a riqueza de uma companhia. Para fazer uma boa gestão de projetos em RH, é imprescindível entender as necessidades ligadas ao lado humano das organizações e dos processos de negócio. Para tanto, é importante trabalhar em qualquer nível da empesa, aperfeiçoando os processos do negócio e gerando um ambiente que leve à inovação, à aceitação do risco, a grupos de trabalho independentes, bem como qualidade e melhoria constante. Os benefícios dessas ações são muitos, mas podemos destacar:
Como fazer uma boa gestão de projetos no RH Os desafios enfrentados pelo RH em tempos de transformação digital e cultural nas empresas representam um obstáculo à gestão de projetos. Por isso mesmo, para conseguir fazer uma boa gestão de projetos no RH, é preciso entender os fatores humanos e que habilidades são necessárias para inspirar profissionais de todos os níveis e stakeholders. RH trabalha com o ser humano e projetos são feitos por pessoas e para as pessoas. Por isso a importância de se unir estas competências para buscar os resultados que melhorem o negócio da empresa e tragam benefícios para os colaboradores. O PMBOK (Project Management Body of Knowledge) https://www.pmi.org/pmbok-guide-standards aponta as diretrizes tradicionais de gestão, planejamento, prazos, controle de custos, cronograma e análise riscos, destacando que os aspectos comportamentais e organizacionais de projetos são os pontos a serem mais considerados. O modelo de gerenciamento de projetos Ágil também pode ser aplicado para os projetos da área de RH que possuam alto grau de incerteza em sua definição, exigindo uma participação efetiva de todos os stakeholders ao longo do projeto. Uma boa alternativa para melhorar a gestão de projetos de RH é implantar um sistema de gestão de competências nas empresas. Ele compreenderia cinco fases:
Na gestão de projetos de RH, um dos pontos mais positivos, com essa abordagem, é a facilitação da tomada de decisões para gerir pessoas. Afinal, o gerente de projetos terá mais instrumentos para avaliar a situação das equipes e o potencial de todos, formando, assim, um grupo de alto nível. Algumas atribuições do gestor de projetos de RH são:
O gerente de projeto precisa fazer um planejamento adequado dos recursos humanos em qualquer iniciativa. Isso vai desde identificar os que podem trazer os melhores resultados para o projeto até conhecer a realidade de cada um e encontrar as melhores formas de motivá-los para gerar resultados. Hoje, mais do que nunca, as pessoas buscam mais do que um salário no fim do mês. É preciso ir além e gestores que tenham essa sensibilidade e habilidade para colocar em prática boas práticas no RH cria um ambiente que valoriza as pessoas e as motiva para contribuírem com seu potencial máximo.
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A necessidade de gerenciar projetos em ambientes incertos e sob constantes mudanças levou à criação dos métodos ágeis. Para se ter ideia de como os métodos Ágeis estão difundidos hoje em dia, 95% dos respondentes do State of Agile Development Survey de 2020 (State of Agile Report | State of Agile) aplicam práticas ágeis no Desenvolvimento de software e 51% dos respondentes possuem a maior parte dos times “Ágeis”. Na medida que o Ágil vem crescendo nas organizações, vários debates emergiram quanto ao papel dos gerentes de projetos e do próprio escritório de projetos. Escalar o Ágil não se trata apenas de constituir mais times, mas sim em mudar cultura e princípios de produtos e serviços. O Ágil escalado (conjunto de práticas ágeis que estão sendo escaladas para serem utilizadas por um conjunto maior de times e pessoas) está na pauta das organizações mais maduras em gestão de projetos, e consequentemente, naquelas que possuem estruturas maduras de Escritório de Projetos e Gerentes de Projetos bem preparados. Como iremos destacar adiante, essas estruturas precisarão passar por transformações. O escritório de projetos tem papel fundamental no ágil escalado, pois ajuda na melhora da performance do time, flexibiliza a gestão de mudanças e eleva o nível de satisfação do cliente. Mas os processos, papéis e responsabilidades estão sendo alterados no contexto de toda a transformação organizacional em curso, e não diferiria com a própria Gestão de Projetos. Por que vale a pena investir no ágil escalado? O ágil escalado traz inúmeras vantagens às empresas, independentemente do seu tamanho. Elas vão desde o planejamento até a entrega do produto final e podem ser resumidas em: • Escopo mais definido e objetivos claros para a equipe; • Equipes autônomas, que não necessitam de constante supervisão; • Comunicação alinhada com os stakeholders; • Execução iterativa e incremental para uma comunicação mais clara; • Mais flexibilidade para mudar em qualquer fase do projeto; • Entregas mais rápidas para o cliente; • Segmentação de atividades, facilitando a gestão de riscos; • Orçamento mais realista; • Maximização do ROI. Transformando seu escritório de projetos para atender ao Ágil escalado Ao implementar práticas Ágeis, diversas organizações observam avanços importantes no que tange às entregas de produtos e na responsividade dos times às demandas dos projetos. Contudo, também observamos menor grau de visibilidade e previsibilidade na gestão portfólio de projetos. Parte é derivado da necessidade de conceber novas métricas e integrá-las com as existentes, parte pelo processo de implementação que despriorizou determinados controles. Desta forma, estas mesmas organizações vêm destacando a necessidade de estruturar uma nova gestão que contemple tanto o Ágil com outros elementos fundamentais, sendo o PMO um caminho reconhecidamente eficaz. Como premissa, sabemos que essa estrutura deve contar com uma equipe que conheça as metodologias ágeis, dentre outros conhecimentos de gestão de projetos e processos. Na equipe do escritório de projetos híbrido (práticas preditivas e adaptativas) temos membros com papéis bem definidos: Gerente de projetos (GP) O GP é mais que um gerente de projetos tradicional. Ele atua de forma consultiva, além de monitorar, controlar e gerenciar as ações no escritório de projetos. Possui diversas atribuições, tais como facilitar o trabalho dos colaboradores, integrar múltiplas frentes (programas ou multiprojetos) inter-relacionadas, gerir fornecedores, gerir stakeholders, gerir orçamento e custos. Algumas destas atribuições podem ser observadas em algumas organizações como de responsabilidade do Product Owner e outras no Scrum Master ou no Service Delivery Manager. Independente de quem assuma a atividade, a mesma pertence ao gerenciamento do projeto. Product Owner (PO) O Product Owner define o desmembramento do produto em requisitos (estórias), classificando-as de acordo com a prioridade. Por isso, deve entender as necessidades do cliente e da empresa em termos de geração de valor e receita. É fundamental que esse profissional esteja atento ao mercado e saiba como agregar valor à organização. Scrum Master Esse profissional orienta a equipe, garantindo que ela “fale a mesma língua”. Ele dá todo tipo de suporte aos colaboradores do time ágil, mediando conflitos quando necessário. Tem como atribuição principal eliminar os impedimentos ao bom andamento dos trabalhos. Scrum Team Esse é o nome da equipe responsável pelo desenvolvimento do produto. Fazem parte dela, pessoas com habilidades que se complementam e que sejam capazes de coordenar sozinhas o trabalho. Esse time define sozinho a distribuição das tarefas, os prazos dentro de cada sprint e a melhor forma de desenvolver as funcionalidades. Em geral, fazem parte deste time o Scrum Master, o Dev Team (time de desenvolvimento) e o QA Team (time de quality assurance), além de outros profissionais com atuação mais pontual (arquitetura de software, infraestrutura, banco de dados, etc.). Como fica o papel do escritório de projetos no ágil escalado? Em vários momentos, incluindo atualmente, existe a crença observada em diversos grupos e empresas de que ao migrar para o Ágil o papel dos gerentes de projetos e do próprio escritório de projetos deixa de existir. Eu acredito que a confusão vem das várias interpretações do papel do gerente de projeto, e é basicamente uma questão de complexidade e escala. Ao lidar com vários projetos e integrações entre eles, no conceito de Roadmap, os gerentes de projeto são absolutamente vitais, pois atuarão como coordenadores entre os múltiplos projetos, fornecedores, times ágeis, e na integração dos requisitos de alto nível com a execução do trabalho de cada equipe. Portanto, existe um gerente de projetos no Ágil, e essa função difere das responsabilidades dos Service Delivery Managers ou Scrum Masters. Em um ambiente Ágil, as responsabilidades dos gerentes de projeto tradicionais mudam, e passam a buscar feedback interno e externo constante. Dessa forma, eles são capazes de reagir com sucesso a mudanças ou problemas emergentes em tempo hábil. Um aspecto em que o papel do gerente de projetos evoluiu mais é o planejamento. Talvez você já tenha ouvido o mito de que no Ágil não há planejamento? Na verdade, é exatamente o oposto. Também há melhoria percebida no planejamento, constante nas práticas ágeis, que passa a ocorrer em vários níveis, em ondas sucessivas (roller-wave planning), como ciclos curtos conhecidos como sprints. Quando consideramos framework para o Ágil escalado como o SAFe (Advanced Topic - The Evolving Role of Managers in Lean-Agile Development - Scaled Agile Framework), algumas outras atribuições emergem como chave para o novo papel do gerente de projetos, tais como:
“Líderes de gestão de Projetos e Portfolio devem apoiar iniciativas de transformação demonstrando proativamente uma compreensão da gestão ágil e de produtos, como a forma de operação existente deve mudar e, o mais importante, encarar novos papéis em produtos digitais em um mundo ágil” (Gartner, 2019 – Tradução livre) Uma vez estruturado com os profissionais e processos adequados, o escritório de projetos é capaz de construir um portfólio estruturado, conceber processos padronizados, estabelecer cadências adequadas nos múltiplos times ágeis, organizar as responsabilidades divididas, montar times enxutos e definir métricas para identificar sucesso. Mas reforçamos que o grande desafio está no mindset do escritório de projetos e de seus componentes. Quanto mais abraçarem os princípios enxutos (lean) e ágeis (agile), não perdendo seus conhecimentos de gestão, mais cedo os resultados no ágil escalado serão alcançados. A DC – Dinsmore Compass trabalha com a implementação de escritórios de projetos no ágil escalado e pode ajudar a sua empresa a incorporar essa cultura para estar sempre à frente da concorrência. Fale com nossos especialistas!  Gerenciamento híbrido de projetos: vantagens de investir nele De meados do século XX até o final do século, os gerentes de projeto usaram a Estrutura Analítica do Trabalho, ou WBS, para gerenciar os projetos complexos. Era a única abordagem conhecida e todos os gerentes de projeto foram treinados para usar esse método. Então, no início do século XXI, o gerenciamento de projetos Agile se tornou a última moda. Cascata foi considerado muito restritivo e incapaz de lidar com as mudanças rápidas do mercado. Todo mundo pensava que o método Agile com sua abordagem enxuta resolveria todos os problemas. Afinal, a maioria dos projetos custaria mais caro e terminaria depois do planejado, conforme diversos estudos apontavam. O bom do Agile é que o cliente vê os primeiros resultados em um curto espaço de tempo após o início do projeto e pode alterar a entrega final. Devido à flexibilidade do Agile, as mudanças de requisitos não inviabilizam o projeto. Logo foi percebido pela maioria dos gerentes que o método Agile também não é uma panaceia. Nem todos os projetos são iguais e nem todas as equipes podem se ajustar a um método ou outro. Então, o que um gerente de projetos que está iniciando um novo projeto deve fazer? Por um lado, não é estimar com precisão quando o projeto Agile será concluído. Além disso, as mudanças constantes nos requisitos poderão causar atrasos e estouros nos custos do projeto. Portanto, se a cascata não é o método certo e o Agile não é para todos os projetos, o que um gerente de projetos deve fazer? A boa notícia é que uma nova abordagem de gerenciamento de projetos denominado gerenciamento híbrido de projetos está ganhando popularidade e aceitação. Baseado no conceito de biblioteca de processos e ferramentas, ele combina o melhor do Agile e a estrutura analítica do trabalho para criar um método de gerenciamento de projetos que se adapta à maioria dos projetos. Híbrido pode ser usado para projetos de qualquer tamanho. Também combina a visão de produto, bem explorada na abordagem Agile , com a perspectiva ampla de competências em gerenciamento de projetos. A beleza do método de gerenciamento híbrido de projetos é que ele permite que a equipe planeje antes de começar a trabalhar no projeto, mas também divide o ciclo de desenvolvimento em entregas de curto prazo chamadas sprints. O gerenciamento híbrido de projetos pode lidar com mudanças de requisitos e, devido à sua natureza iterativa, pode entregar produtos em estágios. Assim que o produto atingir o produto mínimo viável, ou MVP, ele pode ser enviado e a equipe de desenvolvimento pode continuar em melhorias futuras. A inovação não precisa ser reservada a modelos de negócios e tecnologias. Projetos de engenharia ou de negócios podem também se beneficiar substancialmente desta abordagem. Assim, as equipes de projeto, junto com seus processos, precisarão inovar e se adaptar para dar suporte às rápidas mudanças que acontecem em muitos setores. Segue uma breve tabela das características de cada abordagem: Ágil
Cascata
Híbrido
O gerenciamento híbrido de projetos pode ser um grande aliado na melhora dos seus processos, sabia? Confira, a seguir, como implementá-lo com sucesso! Como você escolhe? Se o seu gerenciamento luta com o debate entre ágil e cascata, considere tentar o híbrido, adotando ferramentas e técnicas específicas de cada um que suas equipes já executam bem. Se sua organização é mais liderada pela engenharia de software, você pode considerar o agile primeiro mantendo os desenvolvedores em sprints, mas agrupe seus sprints e épicos em fases para que as equipes não técnicas tenham uma compreensão mais clara do que está acontecendo, quando e, porque algumas coisas não podem acontecer até que outros sejam feitos. Se sua organização é mais voltada para design ou negócios, você pode considerar dividir o projeto em fases que se alinham com diferentes marcos de negócios e, em seguida, dividir essas fases em épicos e sprints conforme necessário.
No final do dia, um projeto híbrido bem-sucedido requer confiança genuína entre todas as partes interessadas e participantes do projeto. A TI, deve confiar no motivo pelo qual os negócios precisam de clareza em vez da ambiguidade, e os negócios devem confiar no motivo pelo qual a TI precisa de flexibilidade para executar de acordo com as necessidades do usuário. Esse processo requer uma análise dos fundamentos das metodologias envolvidas, evitando conflitos e garantindo o sucesso da abordagem. Assim, é mais fácil ter maior retorno sobre o investimento. O gerenciamento híbrido de projetos alia o melhor das metodologias tradicionais e das ágeis. A diferença entre ambas é: Metodologias tradicionais têm um forte planejamento antes de se começar um projeto, que deve ser executado exatamente como foi pensado. Mudanças, portanto, são mais difíceis de serem executadas e consomem recursos importantes. As metodologias ágeis, por outro lado, têm foco na adaptabilidade e no desenvolvimento do produto final. Entre os principais benefícios do gerenciamento híbrido de projetos, podemos listar:
Como implementar o gerenciamento híbrido nas empresas Para transpor as barreiras corporativas e levar o gerenciamento híbrido às empresas, é preciso treinar as equipes e melhorar a comunicação para evitar falhas na implementação das novas rotinas. Algumas medidas indispensáveis nesse processo são:
Cuide da comunicação: feedbacks constantes ajudam os profissionais a otimizarem suas práticas e se sentirem mais valorizados. Além disso, uma boa comunicação =evita conflitos e garante que todos estejam alinhados em busca de um mesmo objetivo. Lições aprendidas
Cenários desafiadores precisam de soluções cada vez melhores para que haja flexibilidade, agilidade e eficiência. O gerenciamento híbrido de projetos prepara os times para esse novo cenário e garante a competitividade da empresa mesmo em momentos difíceis. Vale a pena investir nele!  |
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Novembro 2024
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