Como o outsourcing em gestão de projetos ajuda a ganhar eficiência

Gerir projetos é uma tarefa complicada para muitas companhias, especialmente as que trabalham com TI. Isso porque os processos são complexos e delicados e oferecem riscos. Novas demandas surgem desafiando a capacidade existente de responder a elas, com igual ou menos recursos. 

Nesse momento, o outsourcing tem grande potencial para aumento da produtividade, agilidade nas respostas e aporte de conhecimento diferenciado. Assim, é cada vez maior o número de empresas que contratam parceiros especializados em gestão de projetos internos. 
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Benefícios do outsourcing em gestão de projetos

1. Habilidades. Você pode acessar talentos com o conhecimento especializado para gerenciar seu projeto específico. Muitos projetos falham ou não realizam todo o seu potencial porque o Gerente de Projeto (PM) responsável está mal equipado ou inexperiente. À primeira vista, faz sentido que um PM que esteja ocioso ganhando um salário deva receber um projeto que precisa ser gerenciado. Mas se, por exemplo, o seu gerente de projetos não possui as principais habilidades necessárias para o projeto, o que fazia sentido no papel, pode se tornar um desastre.

2. Tenacidade. Ao contratar, você obtém gerentes que não podem passar um dia de folga - eles querem entrar, pegar o ouro e sair ... e seguir para o próximo projeto. Isso faz sentido comercial para você e para eles - mas eles não usam atalhos, porque o próximo trabalho deles depende da referência que você fornecer.

3. Abertura. Contratar talentos de gerenciamento de projetos que não dependem exclusivamente de você para obter renda significa que eles geralmente são mais abertos e transparentes. De repente, os riscos que antes poderiam ter sido escovados sob o tapete e ocultos agora têm uma luz brilhante sobre eles. Ser empregado dessa maneira promove a transparência e o foco em resultados que simplesmente não existem com funcionários confortáveis, contratados e assalariados.

4. Novas ideias. Você pode explorar um conjunto maior de ideias e maneiras de pensar. Seus gerentes de projeto assalariados passam todo o tempo trabalhando em sua empresa. Imagine se você pudesse enviá-los por empréstimo a outras empresas ou até indústrias - imagine as novas ideias com as quais eles poderiam voltar. Contratar talentos que passam o tempo todo em outros lugares dá a você isso! Ideias que funcionaram anteriormente, aprimoradas e filtradas para o sucesso - à sua disposição.

5. Experiência. Se o seu gerente interno não tiver experiência adequada para a escala do seu projeto, ganhos potenciais vitais poderão ser perdidos ao longo do ciclo de vida do projeto. Muitas vezes, também há vazamentos sutis, para que você não perceba até o dia do prazo final do projeto, mas mesmo vazamentos sutis podem resultar em grandes perdas em termos de orçamento e tempo perdido.

6. Escopo e espaço. Uma das reclamações que eu sempre ouço dos gerentes de projetos é que a falta de tempo está minando sua capacidade de entrega. Especialmente desde a crise econômica, a maioria dos ambientes de negócios opera com menos recursos em geral. No seu PMO, isso pode se manifestar em tarefas administrativas monótonas, mas importantes, sendo negligenciadas e concentrando-se em diminuição. Uma solução PMaaS (PMO como serviço) pode ajudar a aumentar a capacidade, tanto no gerenciamento de crise a curto prazo, mas ainda mais como parte de sua estratégia de longo prazo - sem aumentar seu número de funcionários.

7. Eficiência (custo-efetividade e produtividade). Você só paga pelo que usa. Encontre um modelo de recurso para cima e para baixo, dependendo de suas necessidades - sem compromissos de longo prazo ou necessidade de aumentar seu número de funcionários. Você pode aproveitar o conhecimento e a experiência quando precisar. E quando você não precisar mais dele - ele não estará no banco queimando um buraco na sua folha de pagamento. Projetos de maior escala exigem gerentes de projeto mais experientes, o que não sai barato. Ter um talento tão caro em seus livros, mas inativo (entre projetos), pode ter um impacto significativo na relação custo-benefício geral do seu PMO.

E como já falamos, há um incentivo maior para os talentos trabalharem dessa maneira para entregar dentro do prazo (ou mais cedo) - projetos bem-sucedidos ficam bem no currículo.

8. Elasticidade. Contrate o talento de que você precisa, quando precisa, exatamente pelo tempo necessário e, quando o projeto termina, você não tem compromisso a longo prazo, nem despesas gerais estendidas. Perfeito! E o que você tem é um toque que pode ser ligado novamente quando você precisar. É a melhor solução flexível e ágil para gerenciamento de projetos.

9. Novas soluções de talentos diversos. Ao contratar talentos específicos em gerenciamento de projetos para desafios comerciais específicos, você acessa um catálogo de endereços diferente a cada vez. O PM contratado terá relacionamentos bem-sucedidos e estará conectado com outros profissionais de gerenciamento de projetos que podem oferecer diferentes serviços, paradigmas, experiência e conhecimento. Seu parceiro terá soluções de talento para projetos além daquele para o qual você os contratou inicialmente. Lembre-se de que qualquer recomendação reflete sobre o árbitro e sua reputação, para que você tenha certeza de que seu contato apenas recomendará o melhor.
Empresas implementando programas de transformação digital e ágil necessitam de novos conhecimentos e novas capacidades para apoiar os projetos que envolvem novos processos, novas tecnologias e novos perfis profissionais.
Ainda não encontrei uma oportunidade de Gerenciamento de Projetos que não se beneficiasse do acesso ao talento em Gerenciamento de Projetos, da maneira que agora você está acostumado a acessar outros elementos de TI, Plataforma, Software, Infraestrutura etc. como Serviço.

Não apenas pelos motivos listados aqui, mas para vários outros que serão específicos para o seu caso de negócios, projeto ou setor da indústria - vale a pena considerar para projetos futuros.

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