Como organizar e implementar o portfólio ágil de projetos

Gerenciamento enxuto de portfólio (Lean Portfolio Management – LPM)
 
Por definição, o portfólio de programas e projetos de uma organização atendem aos objetivos de implementar a estratégia corporativa. Não por coincidência, novas abordagens vêm emergindo derivadas da expansão de princípios e práticas ágeis na gestão de projetos.
 
O gerenciamento enxuto de portfólio (Lean Portfolio Management - LPM) é o processo de gerenciamento de portfólios de programas e produtos, aplicando o conceito de pensamento enxuto (Lean thinking). Essa abordagem orientada a resultados oferece trabalho de alta qualidade, priorizando e gerenciando o trabalho no portfólio enxuto. Aumenta a velocidade dos processos de planejamento e elaboração de relatórios e elimina a governança demorada.
 
Os recursos do LPM incluem:
 

• Priorização das atividades mais valiosas e críticas
• Entrega rápida de trabalho de alto valor sem interrupções
• Alinhamento de tarefas com os objetivos da empresa
• Inspeções e validação oportunas do trabalho

 
Lean thinking
 
O Lean thinking é uma metodologia usada para eliminar o desperdício de atividades, serviços ou processos, a fim de melhorar a eficiência e agregar mais valor aos sistemas. Para que as organizações sejam bem-sucedidas no mundo dos negócios de hoje, é imperativo se concentrar na inovação e se adaptar rapidamente às novas demandas dos negócios. O pensamento enxuto ajuda a atender a essas mudanças nas demandas de negócios e a acelerar o processo de tomada de decisão.
 
Toda organização possui um portfólio de projetos que requer planejamento e gerenciamento eficazes para maximizar o retorno de seus investimentos. O LPM usa o pensamento enxuto para gerenciar um grande portfólio de projetos. Ele cria um pipeline de projeto. O objetivo é selecionar tarefas com base em um fluxo rápido e flexível que ofereça o máximo valor à organização.
 
Vamos explorar como o pensamento enxuto ajuda no gerenciamento de um projeto.
 
Ajuda as empresas a se concentrarem em entregar as tarefas críticas primeiro, minimizando o trabalho em andamento e mantendo a velocidade sustentável. Ele aborda o risco associado à atividade de desenvolvimento, criando um mecanismo de feedback.
 
Ele orienta as empresas a escolher uma mistura de pequenas e grandes tarefas do pipeline para garantir que tarefas essenciais sejam realizadas o tempo todo. Ajuda as empresas a priorizar tarefas que agregam valor aos clientes mais rapidamente.
 
Você sabe o que muda no gerenciamento de portfólio de projetos?
 
As abordagens tradicionais ao gerenciamento de portfólio não foram projetadas para uma economia global ou para o impacto da disrupção digital. Esses fatores pressionam as empresas a trabalhar sob um grau mais alto de incerteza e, no entanto, fornecem soluções inovadoras muito mais prontamente. Apesar dessa nova realidade, muitas práticas de portfólio herdadas permanecem, segundo o © Scaled Agile, Inc.
 
A abordagem tradicional ao gerenciamento de portfólio centraliza o controle, com forte foco nos projetos. Para obter a aprovação do projeto, os planos têm detalhes incríveis que exigem uma estimativa sobre qual será a entrega dos requisitos em 12 a 18 meses (ou mais). As organizações geralmente mantêm o planejamento anual centralizado na abordagem tradicional, realinham recursos para vários projetos e financiam esses projetos com base nos marcos em cascata. Depois que o projeto é concluído, as medições são simplesmente: "O projeto foi concluído dentro do prazo e do orçamento?"
 
Com o Lean Portfolio Management, o gerenciamento tradicional de portfólio é invertido. Em vez de um plano de projeto robusto, um caso de negócios leve é ​​usado com informações suficientes para criar uma decisão de aprovação ou não de financiamento e prioridades. A tomada de decisão é descentralizada com os fluxos de valor (value stream) que determinam como eles atingirão os objetivos estratégicos da organização.
 
Como resultado, os líderes do fluxo de valor têm a máxima discrição sobre a melhor forma de alinhar-se às metas da organização e satisfazer objetivos específicos em uma janela de entrega específica. Essa é uma mudança significativa em relação ao gerenciamento tradicional de portfólio, pois as partes interessadas estão menos preocupadas com o financiamento individual de projetos específicos e investem muito nos resultados produzidos. O Lean Portfolio Management também reduz parte da exposição associada a modelos de financiamento de ciclo mais longo. Ao financiar fluxos de valor de maneira mais incremental, a organização reduz o risco financeiro potencial.
 
As abordagens de gerenciamento de portfólio devem ser modernizadas para dar suporte à nova maneira de trabalhar com o Lean-Agile. Felizmente, muitas empresas já percorreram esse caminho e os padrões de mudança são aparentes. Para enfrentar o desafio de definir, comunicar e alinhar estratégias, a função LPM tem o mais alto nível de tomada de decisão e responsabilidade financeira para os fluxos de valor e soluções em um portfólio SAFe (Scale Agile Framework, da © Scaled Agile, Inc. As pessoas que cumprem a função LPM têm vários títulos e funções e geralmente são distribuídas por toda a hierarquia da organização. Como o LPM é essencial para a empresa enxuta, essas responsabilidades são assumidas por gerentes e executivos de negócios que entendem o contexto financeiro, técnico e de negócios da empresa. Eles são as pessoas responsáveis ​​por seus resultados. A Figura abaixo ilustra as três dimensões da competência Lean Portfolio Management, seguida de uma breve descrição de cada uma: 

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• Strategy & Investment Funding (Fundos de Estratégia e Investimentos) garantem que todo o portfólio seja alinhado e financiado para criar e manter as soluções necessárias para atender às metas de negócios.
• Agile Portfolio Operations coordena e apoia a execução descentralizada do programa e promove a excelência operacional.
• Lean Governance (Governança enxuta) é a supervisão e tomada de decisões de gastos, auditoria e conformidade, previsão de despesas e mensuração.

 
Quem implementa o portfólio ágil de projetos
 
Para muitas empresas, a necessidade de mudança e o conhecimento da nova maneira de trabalhar são liderados pelo portfólio Lean e pelo pessoal da APMO. Ao fazer isso, eles patrocinam e participam do LACE (Lean Agile Center of Excelence), tornam-se SPCs e apoiam ou incentivam o desenvolvimento de Comunidades de Prática (CoPs) especializadas que se concentram e avançam nos novos papéis, responsabilidades e comportamentos.
 
Em artigo próximo iremos comentar sobre a implementação de um escritório emergente de gerenciamento de programas ágeis (APMO).
 
Antes de partir para a implementação do gerenciamento enxuto do portfólio (Lean Agile Portfolio Management), recomendamos entender o estágio de maturidade de sua implementação ágil, nível de conhecimento dos times, processos, ferramentas e governança. Se precisar, nos procure para conversar e trocar algumas ideias.  
Alguns requisitos são indispensáveis para se ter um portfólio ágil de projetos. Uma equipe que conte com profissionais familiarizados com o tema e comprometida com os resultados não pode faltar.
 
Quer saber como organizar e implementar o portfólio ágil na sua empresa? Confira as dicas a seguir!
  
Como organizar um portfólio ágil de projetos
 
Muitas das mentalidades tradicionais existem em toda a organização e, inalteradas, podem sabotar uma implementação voltada ao Lean Portfólio Management. Em todo processo de mudanças encontramos resistências, mas em se falando de Lean e Agile os anticorpos organizacionais se manifestam de múltiplas formas e, tipicamente, sutis. Por que isto? A nova abordagem desafia status quo, estrutura de poderes vigentes, crenças baseadas em anos de sucesso alcançado, entre outros pontos.
 
Para ajudar a força de trabalho a adotar a nova maneira de trabalhar, pode-se considerar os consultores do programas SAFe (SPCs) e os Líderes Lean-Agile para coordenarem a transformação, fornecendo o novo conhecimento necessário para inspirar uma atitude que adotará a nova mentalidade. Mas como é melhor liderar do que seguir, cada vez mais vemos um escritório emergente de gerenciamento de programas ágeis (APMO) assumindo um papel ativo de liderança na transformação. Ao fazer isso, eles estabelecem Princípios, comportamentos e práticas Lean-Agile, incluindo:
Liderar a mudança e promover melhorias incansáveis ​​Definir os fluxos de valor da empresa Alinhar estes fluxos de valor à estratégia da empresa Ajustar o gerenciamento e o orçamento ao novo modelo operacional Alinhar a demanda do portfólio à capacidade de implementação e ao planejamento ágil Evoluir práticas de governança dentro dos novos princípios e práticas Promover uma abordagem mais enxuta (lean) para contratos e relacionamentos com fornecedores