Kanban: 4 etapas para implementar a metodologia

O Kanban é uma ferramenta ou metodologia derivada do japonês. O termo significa “registro” ou “placa visível” e foi primeiramente utilizado na Toyota, com a intenção de criar um sistema de melhoria que gerasse um alto nível de produção.

Geralmente representado por um quadro, o Kanban também pode ser organizado por meio de softwares ou até cartões de papel. Bastante utilizada por equipes que seguem o Lean, essa ferramenta é uma grande auxiliar da gestão do trabalho.

Como funciona o Kanban e por que utilizá-lo

O Kanban tem o objetivo de identificar e administrar restrições que limitam a performance de um sistema. Ele relaciona a capacidade ao número de cartões colocados em circulação. Assim, um novo trabalho só pode ser iniciado quando um cartão estiver disponível.  

Com o objetivo de “puxar” a produção em um sistema de produção equalizada, o Kanban é uma forma simples de gestão à vista. Nele, a utilização dos cartões em um quadro ou mural faz com que as pessoas possam verificar rapidamente a situação do trabalho. 

Ao estimular a criação da cultura Kaizen na equipe, o Kanban identifica oportunidades de melhoria. Assim, a melhoria contínua se torna responsabilidade de todos.

Seus princípios, resumidamente, são: visualização da cadeia de valor, desenvolvimento evolucionário com a gestão de mudanças simples e restrição do trabalho e seu progresso em torno dos estágios.

Como aplicar o Kanban em quatro passos simples

As possibilidades de uso do Kanban são inúmeras. Independentemente de sua indicação, ele traz agilidade para responder às mudanças que surgem ao longo da execução de tarefas e organiza um time que trabalha de forma mais eficiente. 

Passo 1

Invista na equipe e certifique-se de que ela está preparada para assumir conceitos e princípios do Kanban.

Um bom time funciona bem com qualquer ferramenta, ao passo que uma equipe incapaz geralmente falha utilizando o melhor dos métodos. Por isso, é fundamental construir um modelo que atenda às necessidades e objetivos de todos.

Passo 2

Identifique os estágios do trabalho que a equipe segue para concluir um projeto, produto ou serviço. 

Em geral, o fluxo mais comum começa em “TO DO” e termina em “DONE”, geralmente com “WIP” (Working In Progress) no meio. É primordial, ainda, identificar as classes de trabalho para organizar melhor o quadro. [user storie], [bug], [defeito], [melhoria], [teste], [requisito], etc. são alguns exemplos.

Defina limites de tempo para que os cartões fiquem em determinados estágios. Também priorize o trabalho, mantendo o foco no que deve ser feito em primeiro lugar. 

Passo 3
Priorize na parte de cima do Kanban o que é mais importante e trará mais valor ao cliente. Você pode, ainda, separar o quadro em categorias, sempre mantendo entre elas a estrutura de priorização. 

Esse controle deve ser constante, identificando, sempre que possível, mudanças na ordem ou novos cartões que sejam necessários. 

Passo 4

Métricas consistentes e foco em melhoria contínua também ajudam a identificar o trabalho que precisa ser feito e o que foi realizado até aquele momento. 

Outra dica é simular os riscos durante a execução do trabalho, procurando encontrar os gargalos antes que eles apareçam. Para atingir a melhoria contínua adaptação é a palavra-chave. Por isso, oportunidades de melhoria devem estar sempre em pauta.

Para que funcione bem, o Kanban exige disciplina, adaptação e priorização. Toda a equipe precisa estar engajada e entender sua importância para os projetos.

Invista nesses passos e veja como obter os melhores resultados nos mais diferentes tipos de iniciativas!

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