Oportunidades na Crise Para a Organização e para Você

“Estou bem mais produtivo neste regime de home office!”
“ Trabalho menos horas e produzo mais.”
 
Ouço estes comentários desde o início do isolamento social provocado pela pandemia do COVID-19. Estas reações sugerem que existem benefícios que podemos colher desta crise infortunada, desde que dada a devida atenção a algumas questões críticas.
 
A empresa, o que fazer?
 
Como as organizações podem aproveitar as oportunidades que a
crise oferece? Três áreas proporcionam particular potencial para
produzir benefício organizacional: Comunicação, Informação e
Monitoramento:
 

1.  Clareza na Comunicação. De imediato, as organizações foram obrigadas a repensar como interagir com seus colaboradores. Começaram fazendo mais uso de tecnologias do tipo Zoom, Skype, Teams e Hangouts, que aliás há muito tempo existem.  Passadas as soluções imediatas, cabe às organizações aperfeiçoar como comunicar e colaborar melhor ainda, inclusive com aulas virtuais ao vivo e reuniões programadas.
   
   
2. Sistema de Informação. Empresas estruturadas com sistemas confiáveis contendo informações coerentes e acessíveis pelos diversos stakeholders, certamente têm facilidade na transição para o ambiente onde predomina home office. Para organizações ainda não preparadas, a oportunidade urge para padronizar e otimizar os processos visando garantir a informação centralizada.
   
   
3. Monitoramento eficaz. Para atuar com eficácia em ambientes de múltiplos home office, o sistema centralizado de informações requer sincronização em tempo real para facilitar a tomada de decisões. Uso de dashboards e indicadores KPI (key performance indicators) também facilita a gestão de projetos bem como a gestão da organização como um todo.

 
Eis alguns assuntos onde conceitos de gestão de projetos podem produzir bons frutos nesta fase de crise tão peculiar:
 

1. Reexaminar o portfólio de projetos à luz do novo cenário crítico (reclassificar projetos em: necessários, desejáveis ou postergáveis);
2. Reduzir escopo ou fazer apenas parte do projeto;
3. Reduzir custos em projetos grandes;
4. Encurtar prazos, quando possível;
5. Se a organização tiver um PMO – Project Management Office (Escritório de Projetos), aproveitar esta unidade para focar nos desafios maiores.

 
Para as empresas estruturadas ou não, vale aproveitar a crise para mover a organização em direção a um futuro mais focado, mais objetivo, e mais eficaz. Eis algumas questões que merecem avaliar: Como será a nova realidade? Home office pode se tornar o normal? Como aproveitar melhor tecnologia e softwares já existentes?
 
E você, o que fazer?
 
Sua vida certamente já foi impactada pela crise em questão. Como lidar melhor com a situação atual e como se preparar para o futuro?
 
Se você passou a atuar em home office em tempo integral e deixou de se deslocar diariamente para o escritório, você já colheu um grande benefício. Por exemplo, você ganhou entre 5 e 15 horas por semana de tempo que você perdia em deslocamentos. É um tempo seu, que você não tinha antes!  Por outro lado, você recebeu o desafio de conciliar seu trabalho em casa com outras atividades domésticas (crianças, outras prioridades familiares).
 
Cabe aproveitar os princípios de administração do tempo. Fixar uma rotina e um horário para o trabalho. Proteger o espaço de trabalho, fechando porta física ou virtual. Limitar interrupções, fixando tempos para atender questões familiares (almoço, ou horário para tal.).
 
Lembre-se de encontrar formas de relaxar, ver filmes e se desligar. Também aproveitar o tempo ganho para resgatar projetos antigos, fazer cursos online (gratuitos ou não) e se manter virtualmente nas redes profissionais e pessoais.
  
Para organizações e pessoas então....
 
Os tempos mudaram, aliás, como sempre mudaram.  Historicamente, mudanças drásticas e abruptas aconteciam periodicamente e acabaram afetando tudo. É o caso, agora, na crise do Covid-19. Como então lidar com o perigo que a pandemia apresenta?
 
Segundo uma tradução muito citada, a palavra crise no idioma chinês, se compõe de caracteres que significam respectivamente perigo e oportunidade. Assim, o fator perigo merece atenção redobrada e cabe seguir as recomendações da OMS e outras entidades de saúde, tanto em relação à saúde pública quanto às recomendações pessoais.
 
Fora disso, resta então as organizações e as pessoas saberem aproveitar o lado oportunidade da crise. Atenção e ação em relação a estas oportunidades garantirão transição em direção à prosperidade assim que aparecer a realidade pós pandemia.

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