Porque todo gerente de projetos deveria estudar Power BI

Se você é gerente de projetos, certamente já ficou horas preparando uma apresentação em Power Point que no final já estava desatualizada.

Ou pior: sua apresentação estava com dados incorretos pois as coisas evoluem muito em um dia de trabalho. Além disso, é provável que que por diversas vezes você teve que explicar os dados que estão no MS Project para a equipe ou até mesmo para seus gestores.

Como gerente de projetos somos responsáveis pela apresentação das informações do projeto de forma rápida e confiável, mas sabemos que atender a todas as demandas executivas de informações não é tarefa fácil e nos rouba muito tempo que poderia ser utilizado, por exemplo, na gestão de risco e na gestão de equipes do projeto.

Fora os custos envolvidos, pois analisando os processos de reporte de um de nossos clientes, identificamos que o tempo gasto com preparação de relatórios em Power Point pelo PMO era equivalente a 4 meses de trabalho de um recurso no ano, com custo aproximado de R$ 50.000,00.

Para ajudar na otimização de relatórios e envio de dados do projeto que que tal aprender um pouco de Power BI e Python?

Todo gerente de projetos já passou ou passará por estes dois problemas na hora de preparar seus relatórios executivos:

⦁ Ferramentas não intuitivas para gestão de projetos;
⦁ Atualização de dados mais rápida do que a produção dos relatórios gerenciais.

O problema das ferramentas de apoio para gestão de projetos:

O primeiro problema é relacionado ao MS Project ou qualquer outra ferramenta para controlar custos, cronograma e escopo: A nossa “ferramenta de bolso” resolve a maioria de nossas necessidades para controlar datas, custos, atividades e recursos, mas todos sabem que sua operação requer conhecimento específico e seus relatórios não costumam atender bem as demandas de apresentações executivas.  

Nesse contexto, minhas tentativas de apresentar o cronograma diretamente no MS para a equipe e gestores nunca alcançou os resultados e benefícios que eu esperava.

A leitura dos dados não é trivial para aqueles que não fazem uso do cronograma no dia-a-dia.  Mesmo com a execução de filtros e a construção de linhas do tempo os dados não são apresentados de forma executiva. A saída é fazer aquilo que todo gerente de projeto que eu conheço faz: Exportar os dados para o Excel e com ele fazer as apresentações em PowerPoint.

MS Project: Excelente para cronograma

MS-Project: Seus relatórios atendem algumas demandas dos gerentes de projetos, mas com poucos recursos para apresentação de dados executivos.

O problema da velocidade de atualização das informações:

O segundo problema não é exclusivo dos gerentes de projeto, e no está relacionado com esta exportação de dados e preparação de relatórios em PowerPoint: além de ser uma atividade manual e lenta, acaba fazendo relatórios que podem estar desatualizados no momento seguinte que foi preparado.

Eu perdi as contas de quantas reuniões participei onde apresentei um status de uma atividade ou entrega e tive que comentar: “…o status desta entrega está pendente aqui no slide, mas já soube que hoje cedo esta atividade foi entregue…”. Qual gerente de projetos nunca passou por isso?

Foi então que eu tive contato com um dashboard em Power BI que apresentava diversos dados de portfólio de projetos cadastrados no EPM da empresa. Eu já tive contato com a ferramenta em apresentações de grandes quantidades de dados, mas nunca parado para pensar que ela poderia ser usada também no quotidiano de gerenciamento de projetos.

Me encantei com as possibilidades e comecei a estudar a ferramenta. Com muito pouco tempo consegui fazer um dashboard que substituiu completamente o PowerPoint usado como status do projeto e que me tomava algumas horas para ser feito e atualizado.

Você não imagina a minha felicidade ao clicar no botão “Atualizar” e ver todos os dados do MS Project vindo automaticamente para o dashboard em questões de segundos!

Todo o potencial de apresentação dinâmica de dados do Power BI pode ser usado na apresentação de status do projeto.  O Power BI veio complementar o arsenal de ferramentas de Gestão de Projetos, complementando o Microsoft Project em suas deficiências de reporte.

Sabe aquela pergunta que todo gestor faz no momento da reunião e você tem que abrir o Project, fazer filtros, procurar datas, incluir colunas, etc.? Com o Power BI é fácil, dinâmico e muito visual. Tornando a apresentação executiva e limpa.

Mas isso não é coisa do “pessoal de TI” ?

Se você não tem formação oriunda da área de tecnologia da informação pode pensar que uma ferramenta de BI seja algo complexo, específico da nossa área, mas não é!

O Power BI é extremamente intuitivo e de fácil aprendizado. Em muito pouco tempo você consegue extrair dados de praticamente qualquer fonte de dados e construir seus dashboard.

Além disso, você como gerente de projeto precisa de dados que te ajudem a pensar e apresentar soluções para os problemas de seu projeto sem perder tempo com elaboração de PowerPoint que podem estar desatualizados no momento seguinte em que é feito.

O Power BI pode ser baixado no site da Microsoft e utilizado gratuitamente, que serve bem para o aprendizado.  Para uso Corporativo, recomendo o uso da Versão Pro, com custo acessível e mais funcionalidade e maior segurança para os dados de projetos.

Pode parecer muito estranho um gerente de projetos estudar estas ferramentas para controlar os dados de seus projetos, mas pode ter certeza que depois de domina-las você entregará os dados que são demandados pelas partes interessadas do projeto com velocidade e precisão incríveis.

Uma vez construídos os seus dashboards em Power BI, sobrará tempo para você fazer aquilo que um gerente de projetos deve fazer ao invés de estar focado na produção de infinitos slides de PowerPoint.

Avalie se o Power BI está disponível em seu local de trabalho, e quais as regras para utilização, determinadas pela governança em tecnologia.  Algumas empresas, mais maduras com o uso de BI, constroem Data Lakes e Dicionários de Dados corporativos para acesso e padronização das informações.  Caso trabalhe em equipe, garanta um alinhamento interno, para que todos utilizem um mesmo dicionário de dados quando ser referir aos dados de projetos.

Conte com a DC-DinsmoreCompass para aprimorar suas habilidades como gestor de projetos. Entre em contato para conhecer a solução DC-QUP que torna mais eficaz e produtivo o gerenciamento de seus projetos com base em Power BI e outros componentes.