REUNIÃO – PIOROU COM A TECNOLOGIA?

Pecados mortais em reuniões. Foi este o tópico tratado em seminários que eu conduzia nos anos 80.  De lá para cá, houve mudança na natureza dos negócios bem como na tecnologia da comunicação, afetando fortemente a eficácia de reuniões conduzidas virtualmente.  Para contextual reuniões neste momento, apresento resumo dos pecados clássicos de outrora, complementado com os que são peculiares ao mundo virtual.
 
Os Pecados Clássicos Permanecem?
 
Em reuniões presenciais, os pecados de outras épocas estão bem registrados.  Resgato aqui seleção de alguns destes que permanecem na modernidade e que considero bastante danosos.
 

• Coordenação não é importante, todo mundo vai participando livremente.
   Impacto: a reunião fica sem rumo.
• Agenda antecipada citando assunto, objetivo e pontos a tratar é desnecessária.
  Impacto: A reunião fica sem estrutura e sem controle.  
• Não respeitar horário e só começar quando todo mundo chegar.
  Impacto: cria ambiente de falta de disciplina.
• Ata de reunião é perda de tempo; todo mundo sabe o que tem que fazer.
  Impacto: Pouco cumprimento de ações após a reunião.
•  Não fixar duração e hora final; termina quando o último pára de falar.

Impacto: perda de tempo e estimula conversa desnecessária.

• Se aparecer assunto fora da agenda, aceite e deixe o assunto rolar.
  Impacto: Prejuízo para os outros tópicos que foram agendados.

 
A presença destes pecados prejudica qualquer reunião bem como os resultados da organização. No momento atual, no entanto, há outros pecadilhos que também atrapalham uma reunião eficaz.
 
Os Pecados Virtuais
 
Estes pecados se referem à realidade de reuniões virtuais onde prevalecem uso de tecnologias do tipo Zoom, Skype, Teams e Hangouts, que aliás há tempo existem, mas que agora se tornaram norma. Eis alguns pecados que vem aparecendo nestes ambientes onde todos se comunicam eletronicamente

1. Usar roupa fora do padrão normal da organização.
   Impacto:  Roupa muito informal ou excessivamente esportiva pode sugerir falta de seriedade.
2. Usar excessivamente o teclado em assuntos fora da pauta.
   Impacto: Mesmo reconhecendo uso legitimo do teclado em reuniões, este deve se limitar para não parecer falta de atenção.
3. Descuidar do que aparece na sua tela atrás de você.
   Impacto: Em home office, por exemplo um armário aberto ou não pode desviar a atenção dos demais participantes.
4. Não silenciar microfone quando você não está falando na reunião, ou quando tiver barulhos outros.
    Impacto: Desvio de atenção dos demais.
5. Aproveitar o período da reunião para beliscar ou lanchar.
   Impacto: Além de desviar a atenção, já que você não pode oferecer para os outros, chega a caracterizar falta de educação!
6. Levantar e se ausentar frequentemente durante a reunião.
   Impacto: Desvio de atenção e pode parecer desinteresse.
7. Não testar antes uma apresentação de imagem ou conteúdo que você pretende apresentar na reunião.
   Impacto: Perda de tempo e desvio de atenção.
8. Vai falando na medida que der vontade independentemente do momento da agenda.
   Impacto: Momentos confusos com gente falando ao mesmo tempo, impedindo a compreensão do ponto em discussão.

Estes pecados virtuais constituem pequenos desvios de atenção que acabam afetando a produtividade nas reuniões. Como então diminuir os efeitos negativos?
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Pecado versus a Prudência
 
Pecados em reuniões, bem como os pecados reais da vida, naturalmente provocam consequências! Logo comete-los corresponde às más práticas em reuniões. Assim, a presença deles fatalmente cria consequências como baixa produtividade e resultados aquém do desejado.
 
Para reverter a situação e livrar se das repercussões negativas, basta mitigar os pecados, tanto os clássicos quanto os virtuais!  Isto significa, converter os pecados em virtudes, ou seja, transformar as más práticas em boas práticas!!  Já que a cada pecado relacionado neste artigo há uma virtude, basta tornar cada frase negativa em positiva e agir de acordo.
 
Com isto, suas reuniões passarão a se realizar com maior qualidade e com melhor rendimento. Assim a tecnologia da comunicação continua como seu aliado em melhorar a eficácia de suas reuniões.

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