Sua empresa já está automatizando?

​O RPA pode ser a alavanca para iniciar sua automação.
A automação nas empresas acelerou nos últimos anos, segundo Gartner, e a perspectiva das empresas é de manter ou aumentar esse ritmo nos seus negócios. A automatização dos processos inicia a jornada de transformação digital na empresa e o RPA é uma dessas tecnologias.
Você sabe o que é RPA?
RPA, Robotic Process Automation, ou Automação de Processos Robóticos, é uma tecnologia que automatiza processos, atividades ou tarefas repetitivas, padronizadas e baseados em regras. RPA é um robô virtual que executa um sequenciamento de passos de um processo ou tarefas em um software.
Segundo o BPM CBOK V3.0 (Business Process Management Common Book of Knowledge), processo é uma agregação de atividades e comportamentos executados por humanos ou máquinas para alcançar um ou mais resultados.
Os processos são classificados em primário, suporte e gerenciais e estes podem ter níveis de detalhamento, definidos de acordo com a estratégia da empresa. Eles podem ser: macroprocesso, processo, atividade e tarefa, onde se encontra oportunidades para automações e transformações.
Entretanto, nem sempre o RPA é a solução para todos os problemas com possibilidades de automação. Para saber se cabe ou não, precisa identificar algumas características chaves que ajudam a eleger um processo como possível candidato para implementação do RPA. Elas são:

• processo padronizado ou descrito como uma receita de bolo,
• alto volume de demanda, solicitações ou acessos (volumetria),
• baseado em regras de negócio,
• indício de acontecer erros no processamento,
• regras de conformidade (passível de fraude),
• exige respostas rápidas (definida em SLA com prazo de atendimento),
• não possui decisões subjetivas,
• toma tempo preciso das pessoas do negócio,
• atividades repetitivas.

Duas dicas de situações que não é possível automatizar: dados não estruturados e, sistemas ou tecnologias que não possibilitam integrações.
Selecionado o processo, a etapa seguinte é entender mais detalhadamente suas atividades, definir e desenvolver a sequência de passos, o “script do robô”, como se fosse um usuário executando a ação. Atenção! Avalie se precisa realizar alguma melhoria antes da implementação da tecnologia. Isso evita automações em processos ruins e evitar erros, ou seja, “quebra” do robô.
Alguns exemplos de uso: acessar sites e aplicações em nuvens; criar, editar e salvar planilhas ou documentos de texto; monitorar, redigir e responder e-mail; preencher e atualizar formulários; processar de pedidos; fazer gravações; coletar informações de redes sociais; gerar relatórios entre outras.
Os robôs podem ser assistidos ou autônomos. O uso depende das características e regras levantadas para automação. O primeiro opera na máquina do funcionário do seu time, com supervisão, completando a tarefa de uma pessoa, por exemplo. Já o segundo, executa de maneira independente, sem intervenções humanas, via agendamentos e ideal para grande volume de dados ou informações.
É importante destacar que um projeto de implantação de RPA precisa analisar as viabilidades técnica e financeira (ROI) ou algum outro critério de valor que a empresa julgue como prioritário. Esses pontos ajudam a identificar se vale o esforço de implantação, além de estar alinhada a estratégia da empresa.
Ao adotar um robô, ou trabalhador virtual, destacamos alguns dos principais benefícios:

• redução de custos e de erros,
• eficiência operacional,
• processos mais ágeis,
• libera profissionais para atividades mais estratégicas ou criativas,
• amplia produtividade,
• robôs podem trabalhar 24×7,
• mais confiabilidade nos dados,
• melhora experiência do cliente,
• um robô pode ter mais de um script (tarefa),
• escalável e flexível.

Um trabalhador digital também precisa ter sua rotina e tarefa planejadas. É necessário observar as seguintes variáveis: tempo de execução do robô, frequência de execução, tempo de resposta do processo, volume de execução e periodicidade, horário de execução e importância estratégica para o negócio. Com essas variáveis medidas e acompanhadas, o robô consegue ter mais de uma atribuição, ou seja, mais “responsabilidade”, inclusive em processos distintos.
Com trabalhadores virtuais implementados, uma estrutura de governança pode ser necessária ou o líder da área de negócio passa a gerir esse novo “membro” do time.
O RPA funciona dentro de ferramentas específicas, tem várias disponíveis no mercado. Em alguns casos também pode ser desenvolvidos e/ou ser combinada com outras tecnologias, tornando-se uma hyperautomation, ou hiperautomação. Esta envolve o uso orquestrado de várias tecnologias, ferramentas ou plataformas, incluindo: aprendizado de máquinas, no-code, low-code, Inteligência Artificial, iBPMS, BigData, Chatbots, iPaaS, API entre outras.
Cuidado: começar a automação com tecnologias muito disruptivas pode ficar caro para a empresa e ter uma taxa de insucesso grande. Comece simples!
Uma curiosidade, as áreas batizam o seu RPA. Então, qual nome você daria para o seu 1º trabalhador digital? Muitos fazem menção a Rose, do desenho Os Jetsons de 1962, ou nomes que lembram o processo, por exemplo, Admilson para a atividade de Admissão.
Bibliografia:
www.gartner.com/en/information-technology/glossary/hyperautomation
www.gartner.com/en/articles/10-automation-mistakes-to-avoid
https://blog.iprocess.com.br/tag/rpa/
www.disciplinas.usp.br/pluginfile.php/5178448/mod_resource/content/2/ABPMP_CBOK_Guide_Portuguese.pdf
Rose, Os Jetsons: www.youtube.com/watch?v=2yWXDQj3IyE
Autora do texto: Simone Daher