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Os escritórios têm se transformado, cada vez mais, em ambientes mais iluminados, abertos e aconchegantes. Seu objetivo deixou de ser apenas receber os colaboradores para executarem suas tarefas e se transformou em local que estimula sua criatividade, deixa-os mais motivados e promover mais integração.
Com a chegada de automação, IoT e controle de voz, os escritórios certamente ganharão novas formas de se trabalhar. Para se tornar mais criativo e colaborativo, o profissional passará, basicamente, por três transformações nos próximos anos. A seguir, listamos quais são elas e como se preparar para a sua chegada: 1. Conexão para resolver todos os problemas do dia a dia Sabia que já há empresas que implementam chips em seus colaboradores para que eles tenham acesso a inúmeros recursos de tecnologia e automação? Essa tendência deve se estender para vários negócios, englobando tecnologia por voz e interação com dispositivos do escritório. Abrir portas, gerenciar computadores ou até comprar comida serão atividades realizadas com um toque – ou clique. Até o momento de reportar um erro técnico poderá ser automático, o que significa que sua resolução ficará muito mais breve. Sistemas de aquecimento ligados às condições climáticas externas, programas que avisam quando o profissional está sentado há muito tempo e outras tantas soluções estarão presente na rotina empresarial. 2. Criatividade será competência-chave no mercado de trabalho A criatividade será uma das competências mais requisitadas até 2020, segundo o World Economic Forum. Muitos cargos técnicos, inclusive, passarão a incorporar essa competência. A combinação de automação e robótica será mais utilizada no local de trabalho, principalmente para remover ações quotidianas e repetitivas, que ocupam muito tempo e inspiração. Mais focados em tarefas “humanas”, os profissionais terão mais liberdade para libertar sua criatividade e raciocínio lógico. 3. Colaboração eficiente será cada vez mais importante O relatório Workplace 2017 aponta que aplicativos de mensagem, fotografia e vídeo tendem a crescer no ambiente de trabalho. Isso porque a colaboração e a boa comunicação serão determinantes para obter resultados cada vez mais rápidos e seguros. A cultura “Always on” prega que tudo seja feito em tempo real, com tempo de resposta de segundos. Ela se vale dos robots, que colaboram intensivamente com o trabalho dos humanos – focados em algo mais estratégico. Líderes empresariais têm enfrentado, cada vez mais, um cenário de desafio frente a temas como conectividade, criatividade e colaboração. Quantificar objetivos, recorrer a ajuda especializada e criar valor nos processos são ações fundamentais para que o escritório do futuro seja implementado com sucesso. Invista nesses conceitos, aperfeiçoe as carreiras dos colaboradores e dos líderes e veja como os resultados podem ser muito melhores!
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Reduzir desperdícios, eliminar custos e aumentar a lucratividade de um negócio são ações indispensáveis em qualquer empresa. Gestores deve, portanto, ficar atentos a soluções e ferramentas o tempo todo.
O Lean, método já conhecido e utilizado no mundo, auxilia no aumento da eficiência e rendimento das empresas. Por meio do gerenciamento dos recursos disponíveis, ele é um grande aliado do Planejamento e Controle de Produção (PCP). Quer saber por que vale a pena utilizar PCO e Lean ao mesmo tempo? A seguir te explicamos: Como funciona o modelo Lean O Lean (enxuto) é uma alternativa ao processo tradicional de produção. Ele é o oposto do modelo adotado pelas indústrias norte-americanas, que trabalhava com grandes volumes de estoques e produção em escala. Criado no Japão, nas montadoras de automóveis, esse modelo prega que se produza de acordo com a demanda do cliente, adotando pequenas escalas também. O Lean estimula a identificação de onde o cliente enxerga valor no produto ou serviço. Depois, ensina que deve se mapear toda a cadeia de valor e procurar desperdícios para serem reduzidos ou eliminados. Desperdícios são classificados nas categorias:
Adotado como filosofia de vida, o Lean deve ser trabalhado a médio e longo prazo nas empresas. Dessa forma, ele fica enraizado na cultura e se transforma em estilo de vida para os profissionais. Como o Lean pode ser complementado pelo PCP? O Planejamento e Controle de Produção (PCP) é um sistema de gerenciamento de produção que prevê, controla e otimiza os recursos das empresas. Ele viabiliza o gerenciamento de todos os recursos utilizados no processo produtivo, controlando o que envolve a fabricação dos produtos. Desta forma, o produto certo é entregue no momento ideal e para o cliente certo. Como esse sistema envolve todas as áreas da empresa, ele envolve dois grandes objetivos, que são:
O PCP, aliado ao Lean, oferece inúmeros benefícios. Podem ser destacados:
Quando se entende o Lean e o PCP fica mais fácil enxergar como ambos se complementa. Uma empresa que utilize os dois tem mais otimização de recursos, redução de desperdícios em estoque e de materiais. O Lean deve ser praticado diariamente por todos. O PCP, por outro lado, é utilizado em níveis gerenciais e de forma estratégica visando ao controle dos recursos. E aí? Que tal investir nessa dupla de sucesso na sua empresa? Quando se fala em implementar PMO (Project Management Office), um dos principais objetivos dessa iniciativa é transformar gerentes em melhores administradores de projetos. A alta gestão, por sua vez, busca o melhor alinhamento entre projetos e estratégia do negócio. Implantar um PMO dentro de qualquer companhia é um grande desafio. Isso porque um mínimo erro na estratégia pode levar ao fracasso de toda essa ação. Entretanto, se você uma lista de pontos essenciais para abordar, a probabilidade de implantar seu escritório de projetos com sucesso é grande.
Para te ajudar nessa tarefa, confira, a seguir, o checklist de implantação de PMO que elaboramos: 1. Alinhe as expectativas Veja quais são as metas da organização com a chegada do PMO. Isso é necessário para que se entregue exatamente aquilo que se espera – nem mais e nem menos. Por isso mesmo, levante a expectativa do patrocinador do projeto, definindo qual será a proposta de valor do PMO. 2. Identifique os stakeholders do projeto Você precisa indicar quem pode exercer influência em um projeto de PMO. Depois, identifique o poder desse stakeholder, se ele é a favor dessa implantação, que recursos ele demanda, etc. Nesse momento, é importante se perguntar quem será impactado pelo projeto, quais áreas terão suas rotinas impactadas e quem está competindo por investimento. 3. Mapeie os controles existentes Identifique os atuais processos e controles utilizados pela companhia. Se preciso, utilize softwares locais como MS Project ou outras soluções gratuitas para identificar e separar processos, ferramentas e modelos. 4. Mapeie projetos e solicitações Você precisa entender como as demandas e projetos nascem dentro da companhia. Além disso, é preciso saber qual área os analisa, prioriza e onde os projetos são executados. Por meio desse checklist você compreende o ciclo de vida dos projetos e seu fluxo natural dentro da organização. 5. Defina metodologias e métricas Adote uma metodologia que padronize processos e métodos. Depois, reflita sobre todos os levantamentos realizados. Tenha em mente que tão importante quanto adotar um método de gestão de projetos é adotar um método que combine com a sua empresa (entenda melhor neste artigo). Indicadores te ajudarão a avaliar o projeto e sua evolução, além de prever crises e minimizá-las. 6. Crie ferramentas e comitês de projetos Compare softwares de gestão e entenda qual se adapta melhor à sua necessidade. Uma dica, neste momento, é criar uma lista de opções e uma matriz de comparação entre as funcionalidades de cada um. Você deve escolher o que for “mais aderente” na sua percepção. Já o comitê de projetos reúne a alta administração, que garante o alinhamento entre portfólio de projetos e planejamento estratégico. Esse grupo avalia propostas de projetos, prioriza investimentos e recursos. Há, ainda, quem companhe projetos em andamento, solicitações de mudança e auxilie os gerentes de projetos quando surgirem problemas. Gostou das nossas recomendações? Com disciplina e algumas dicas é possível implantar, com sucesso, um PMO na sua companhia! |
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Dezembro 2024
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